Ön muhasebe nedir?
Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari hareketlerinin yasal defterlere işlenmeden önce düzenli biçimde kaydedilmesidir. Satışlar, tahsilatlar, alışlar, giderler, kasa ve banka hareketleri ile müşteri ve tedarikçi hesapları bu kapsamdadır. Yasal defterlerin tutulması, beyannamelerin hazırlanması ve mali tabloların çıkarılması ise genel muhasebedir ve çoğu küçük işletmede mali müşavir tarafından yapılır.
İki işin sınırı nettir: ön muhasebe işletmenin kendi elindedir, genel muhasebe ise ön muhasebenin ürettiği kayıt ve belgelerle çalışır. Ön muhasebe eksikse mali müşavirin elindeki bilgi de eksiktir.
Ön muhasebenin kapsadığı işler
| İş | Ne kaydedilir | Cevapladığı soru |
|---|---|---|
| Satış ve fatura | Satılan ürün ve hizmet, KDV, belge | Ne sattık? |
| Tahsilat | Nakit, kart, havale ve girdiği kasa | Para nereye girdi? |
| Cari hesap | Müşteri ve tedarikçi borç ve alacakları | Kim bize, biz kime borçluyuz? |
| Gider | Fiş ve fatura, KDV, kategori, ödeme yolu | Para nereye gitti? |
| Kasa ve banka | Giriş, çıkış, gün sonu sayımı | Elimizde ne kadar var? |
| Stok | Alış, satış ve iade | Rafta ne var? |
Hangi belgeler tutulur?
- Fatura, e-Fatura ve e-Arşiv fatura: satışın ve alışın temel belgesi. Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir.
- Fiş ve perakende satış belgesi: küçük tutarlı alış ve giderlerin belgesi.
- Gider pusulası: vergi mükellefi olmayan kişilerden yapılan alımlarda düzenlenir.
- Tahsilat ve tediye makbuzu: nakit giriş ve çıkışın belgesi.
- Banka dekontu: havale ve EFT hareketlerinin belgesi.
KDV hesabı: basit bir örnek
Bir ayda KDV hariç 100.000 TL satış yapan ve satışlarının tamamı yüzde 20 KDV'ye tabi olan bir işletme 20.000 TL KDV hesaplamıştır. Aynı ay yüzde 20 KDV'li 50.000 TL mal alışı ve yüzde 20 KDV'li 12.500 TL gider yapmıştır; bunların KDV'si 10.000 + 2.500 = 12.500 TL'dir.
| Kalem | Matrah | KDV |
|---|---|---|
| Hesaplanan KDV (satışlar) | 100.000,00 | 20.000,00 |
| İndirilecek KDV (alış ve gider) | 62.500,00 | 12.500,00 |
| Ödenecek KDV | 7.500,00 | |
Giderin KDV oranı kayda girilmezse indirilecek KDV eksik hesaplanır ve ödenecek tutar olduğundan yüksek görünür. Ön muhasebede her giderin oranıyla birlikte kaydedilmesinin nedeni budur.
Ay sonu düzeni
- Ayın bütün satışlarının belgesinin kesildiğini kontrol edin; belgesiz satış kalmasın.
- Giderlerin fiş ve faturalarını tamamlayın, KDV oranlarını kontrol edin.
- Kasa ve banka bakiyelerini gerçek tutarla karşılaştırın; fark varsa nedenini bulun.
- Vadesi geçen alacakları listeleyin.
- Satış ve gider dökümünü mali müşavire gönderin.
- Gönderilen ayı kapatın; kapanmış aya sonradan kayıt girilmesin.
Sık yapılan hatalar
- Kişisel harcama ile işletme giderini aynı kasada tutmak.
- Kartla alınan tahsilatı nakit kasaya yazmak; gün sonu sayımı hiç tutmaz.
- Fişleri ay sonuna kadar biriktirip toplu girmek; bir kısmı kaybolur.
- Yanlış kaydı silmek; doğrusu ters kayıtla düzeltmektir.
- Ciroyu kâr sanmak; kâr, satılan malın maliyeti ve giderler düşüldükten sonra kalandır.
Bu yazıdaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize özgü vergi ve belge yükümlülükleri için mali müşavirinize danışın.
CoreSYSTEM'de ön muhasebe
CoreSYSTEM'de ön muhasebe ayrı bir program değil, günlük işin parçasıdır: servis teslimi, stok satışı, tahsilat ve gider kendi ekranlarında kaydedilir ve ilgili kasaya ve döneme işlenir. Bu bölümde anılan modüller Starter dâhil bütün paketlerde bulunur. Ayrıntılar ön muhasebe programı sayfasında.
Finans Panosu
- Finans Panosu banka, POS, nakit ve çek portföyü bakiyesini ayrı ayrı gösterir
- Dönem kârı ve kârın kaynağı, önümüzdeki 45 günün ödeme ve tahsilat takvimi ve ödenecek KDV aynı ekrandadır
Gider kaydı
- Gider Yönetimi'nde fiş ya da fatura JPG, PNG veya PDF olarak eklenir
- Yüzde 0, 1, 10 ya da 20 KDV oranı seçildiğinde KDV dâhil tutardan matrah ve KDV hesaplanır
- Kartla ödenen gider POS kasasından, havaleyle ödenen banka hesabından düşer
Cari hesap
- Müşteri borç ve alacakları Müşteri Hesapları'nda cari olarak izlenir
- Tedarikçi borcu ve ödemeleri Professional ve üzeri paketlerdeki Tedarikçi Yönetimi'nde tutulur
Mali müşavir dosyası
- Mali Müşavir Aktarımı seçilen ayın satış ve giderlerini toplar, beyanname öncesi KDV özetini çıkarır ve Excel ya da noktalı virgülle ayrılmış CSV dosyası hazırlar
- Ay bu ekrandan kapatıldığında o aya kasa hareketi, gider ve kasa sayımı yazılamaz
- Kilidi yalnız kurucu hesap açar
Belge Merkezi
- E-Fatura ve E-Arşiv entegrasyonu Paraşüt ya da QNB e-Finans hesabına bağlanır
- E-ticaret siparişleri iki sağlayıcıyla da faturalanır
- Servis, stok satışı ve ikinci el satışı için belge Paraşüt bağlıyken gönderilir, QNB'de bu kayıtlar beklemede kalır
- Belge Merkezi kesilen belgeleri ve belgesi eksik satışları ayrı listeler
Kapsamda olmayanlar: CoreSYSTEM yasal defter tutmaz ve beyanname vermez; bu işler mali müşavirdedir. Gider pusulası Belge Merkezi'nde kayıt olarak açılır, ancak sağlayıcıya gönderimi henüz bağlı değildir. Cari hesabın nasıl tutulacağı cari hesap rehberinde ayrıca anlatıldı.
Kontrol listesi
- İşletme giderleri kişisel harcamadan ayrı kasada tutuluyor.
- Her gider fiş ya da faturasıyla ve KDV oranıyla kaydediliyor.
- Nakit, kart ve havale tahsilatı ayrı kasalara yazılıyor.
- Belgesi eksik satış listesi ay bitmeden boşaltılıyor.
- Müşavire gidecek döküm her ay aynı günde hazırlanıyor.
- Gönderilen ay kapatılıyor; düzeltme silerek değil ters kayıtla yapılıyor.