Gizlilik ve KVKK Politikası

Bu metin, 2026 yılında sektörel kullanıma sunulan tescilli İşletme İşletim Sistemi markamız CoreSYSTEM® tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca hazırlanmış resmi aydınlatma metnidir.

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Sıfatları

İşletme İşletim Sistemi mimarimiz gereği, platformumuzdaki veri işleme faaliyetleri iki ayrı hukuki zeminde değerlendirilmektedir. Bu ayrım, yasal sorumlulukların sınırlarını net bir biçimde belirlemektedir.

Bu ayrımın Hukuki Sonucu: Kurumunuza ait personellerin, müşterilerin ve ticari paydaşların verilerini sisteme dâhil ederken; ilgili kişileri aydınlatma, gerekli hallerde açık rıza alma ve mevzuata uygun saklama sürelerini belirleme yükümlülüğü tamamen kurumunuza aittir. CoreSYSTEM, veri işleyen sıfatıyla bu verileri yalnızca sizin operasyonel talimatlarınız doğrultusunda sistemde muhafaza eder ve işler.

2. İşlenen Veriler ve Amaçları

CoreSYSTEM olarak "Veri Sorumlusu" sıfatıyla işlediğimiz kurumsal ve kişisel verileriniz ile bu verilerin işlenme amaçları aşağıda sunulmuştur:

3. Hukuki Sebepler

Kişisel ve kurumsal verileriniz, KVKK 5. maddesinin 2. fıkrasında sayılan aşağıdaki hukuki gerekçelere dayanılarak işlenmektedir:

• (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

4. Toplama Yöntemi

Verileriniz tamamen elektronik ve otomatik yöntemlerle; dijital kayıt formları, entegre ödeme altyapıları, kurumsal destek talebi ekranları ve platformun arka planda çalışan sistem kayıt (log) mekanizmaları aracılığıyla toplanmaktadır.

5. Veri Aktarımı

CoreSYSTEM, verilerinizi yalnızca yasal zorunluluklar çerçevesinde ve hizmetin gerektirdiği asgari düzeyde aşağıdaki kişi ve kurumlarla paylaşabilir:

• Yasal mevzuat gereği bilgi talep etmeye yetkili resmi kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Ödeme işlemlerinin güvenle gerçekleştirilebilmesi için lisanslı ödeme kuruluşlarına (örn. PayTR),
• Resmi faturalandırma süreçleri için yasal e-fatura entegratörlerine,
• Kurumunuzun talep ettiği sistem bildirimlerinin iletilmesi amacıyla SMS ve WhatsApp servis sağlayıcılarına.

Önemli Taahhüt: Hiçbir veri, pazarlama veya reklam amacıyla üçüncü kişilere satılamaz, kiralanamaz veya devredilemez.

Barındırma Altyapısı ve Yurt Dışına Aktarım

Şeffaflık ilkemiz gereği verilerinizin fiziksel olarak nerede işlendiğini açıkça beyan ediyoruz. CoreSYSTEM platformunun veritabanı, uygulama sunucusu ve yedekleme altyapısı Almanya (Avrupa Birliği) sınırları içerisinde yer alan veri merkezlerinde barındırılmaktadır.

Verilerin Türkiye dışındaki bir sunucuda işlenmesi, KVKK'nın 9. maddesi anlamında yurt dışına aktarım niteliğindedir. Bu husus, ilgili kişilerin eksiksiz bilgilendirilmesi amacıyla işbu metinde açıkça belirtilmektedir.

Aktarıma konu veri kapsamı ölçülmüştür. Platformumuzda işlenen veri kategorileri aşağıdaki sınırlar içindedir:

• KVKK'nın 6. maddesinde tanımlanan özel nitelikli kişisel veriler (sağlık, biyometrik, genetik veri; din, mezhep, felsefi inanç; sendika üyeliği; ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri) sistemde işlenmemektedir.
• Kredi kartı ve ödeme aracı bilgileri sistem bünyesinde hiçbir şekilde saklanmaz; ödeme işlemleri lisanslı ödeme kuruluşlarının altyapısı üzerinden yürütülür.
• Parolalar ve erişim kodları geri döndürülemez tek yönlü şifreleme ile saklanır; sistem yöneticileri dâhil hiç kimse tarafından açık metin olarak görüntülenemez.
• Personel konum doğrulama süreçlerinde coğrafi koordinat saklanmaz; yalnızca doğrulamanın başarılı olup olmadığı sonucu kaydedilir.
• Entegrasyon anahtarları, API sırları ve servis parolaları veritabanında şifreli olarak muhafaza edilir.

Veri sorumlusu sıfatı taşıyan abonelerimizin yükümlülüğü: İşbu metnin 1. maddesinde açıklandığı üzere, sisteme kendi personelinin, müşterisinin veya ticari paydaşlarının verisini giren kurum, söz konusu veriler bakımından veri sorumlusudur. Bu verilerin yurt dışında yer alan bir altyapıda işlendiği bilgisinin ilgili kişilere kendi aydınlatma metinleri aracılığıyla bildirilmesi ve KVKK'nın 9. maddesi kapsamında gerekli hukuki dayanağın oluşturulması yükümlülüğü kuruma aittir. CoreSYSTEM, veri işleyen sıfatıyla bu sürecin teknik gerekliliklerini karşılar.

Türkiye'de barındırma seçeneği: Mevzuattan doğan yükümlülükleri veya kurumsal veri yerleşimi politikaları gereği verilerinin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde tutulmasını talep eden kurumlarımız için, Türkiye'de konumlandırılmış ayrı bir altyapı üzerinde hizmet sağlanabilmektedir. Bu seçenek ek hizmet bedeline tabi olup abonelik sözleşmesi aşamasında talep edilmelidir.

6. Saklama Süreleri

Yasal saklama sürelerinin bitiminde verileriniz güvenli yollarla silinir, yok edilir veya geri döndürülemez biçimde anonim hâle getirilir. Abonelik iptali sonrası uygulanan 30 günlük bekleme süresi, kurumunuzun olası karar değişikliklerinde veri kaybı yaşamadan hizmete dönebilmesini sağlamak içindir.

7. Veri Güvenliği Standartları

Tescilli bir marka olarak CoreSYSTEM®, en üst düzey veri güvenliği için aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri uygular:

• İzole Veritabanı Mimarisi: Her işletmenin verisi kendi özel veritabanı alanında tutulur; paylaşımlı tablolar kullanılmaz. Bu ayrım, kurumlar arası veri sızıntısı veya karışması riskini en aza indirecek şekilde tasarlanmıştır.
• Parolalar tek yönlü şifreleme algoritmalarıyla korunur, sistem yöneticileri dâhil hiç kimse tarafından açık metin olarak görüntülenemez.
• Erişim yetkileri; paket, kullanıcı rolü ve şube düzeyinde doğrudan sunucu tarafında (backend) denetlenir.
• Siber saldırılara karşı başarısız giriş denemelerinde akıllı ve kademeli hesap kilitleme protokolleri uygulanır.
• Hata (Error) ekranlarında, kötü niyetli kişilerin kullanabileceği hiçbir altyapı veya veritabanı bilgisi açığa çıkarılmaz.
• Sistem içindeki tüm kritik ekleme, silme ve güncelleme işlemleri "Log Arşivi"ne zaman damgalı olarak kaydedilir.
• Kişisel tanımlayıcı veriler (T.C. Kimlik No vb.) liste ekranlarında maskelenerek gösterilir.
• Personel konum (QR) doğrulama süreçlerinde kesinlikle coğrafi koordinat saklanmaz; sistem yalnızca konumun eşleşip eşleşmediği sonucunu (başarılı/başarısız) kaydeder.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin detaylı bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
• KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç doğmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru ve İletişim Yolları

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, kurumumuza aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

• Sistem yetkilisi hesabınızla giriş yaparak Destek Talebi (Helpdesk) modülü üzerinden kayıt açarak,
• Kayıtlı kurumsal e-posta adresinizden [email protected] adresine e-posta göndererek,
• Resmi tebligat adresimize ıslak imzalı yazılı başvuru veya noter kanalıyla.

Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yasal tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya yasal süre içinde cevap verilmemesi hâllerinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (KVKK) şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.