Cihaz kurmadan, her giriş ve çıkış kayıt altında

PDKS programı: donanımsız personel devam takibi

Personelin işe ne zaman geldiğini ve ne zaman çıktığını bilmek; geç kalma, fazla mesai ve izin tartışmalarının tek dayanağıdır. PDKS – Giriş Çıkış Takibi, CoreSYSTEM İşletme Yönetim Yazılımı'nın personel devam kontrol sistemidir. Çalışanlar işyerine asılan karekodu kendi telefonundaki Personel Portalı uygulamasıyla okutur; turnike, kart okuyucu ya da parmak izi cihazı gerekmez.

Ekran bu okutmaları anlamlı bir tabloya çevirir: kim kaç saat çalıştı, haftalık sınırı kim aştı, fazla mesai nereden doğdu, kim erken çıktı, kim planı olmadığı hâlde geldi. Kayıtlar İnsan Kaynakları modülündeki vardiya çizelgesi ve puantajla aynı kaynaktadır.

Neden önemli?

Elle tutulan giriş-çıkış listeleri sonradan değiştirilebilir ve anlaşmazlıkta dayanak olmaz. Haftalık 45 saati aşan çalışma fazla mesai ücreti doğurur; günlük 11 saat, hafta tatili ve yıllık 270 saatlik fazla çalışma sınırlarının aşılması işvereni yaptırımla karşı karşıya bırakabilir. PDKS bu sınırları kişi bazında izler ve sorun büyümeden görünür kılar.

Öne çıkan özellikler

Karekodla giriş-çıkış

Her şubenin kendi yoklama karekodu vardır. Afiş Mobil Kurulum ekranından yazdırılır; karekod yenilendiğinde eski çıktı geçersiz olur. Günün ilk okutması giriş, ikincisi çıkış sayılır; gece vardiyasının çıkışı ertesi sabah okutulabilir. Girişten sonraki 10 dakika içindeki tekrar okutma çıkış sayılmaz.

Konum doğrulaması, koordinat saklamadan

Konum doğrulaması açık şubede telefonun konumu yalnız okutma anında işyeri koordinatı ve yarıçapıyla karşılaştırılır. Enlem ve boylam hiçbir yere yazılmaz; yalnız işyerinde olup olmadığı ve yaklaşık mesafe kaydedilir. Arka planda konum takibi yapılmaz; personel bunun için bir kez aydınlatma metnini onaylar.

Vardiyaya göre işleme

Vardiya başına ve sonuna 15 dakika içindeki okutma, puantaja tam vardiya saatiyle yazılır. Geç kalma dakikası ayrıca tutulur; vardiya başlangıcından sonraki ilk 5 dakika geç sayılmaz.

Haftalık çalışma tablosu

Denklem şeridi planlanan saati, çalışılan saati, haftalık 45 saate kadar normal çalışmayı ve fazla mesaiyi tek bakışta gösterir. Çalışılan süreden ara dinlenme kademeli olarak düşülür: 4 saate kadar 15 dakika, 7,5 saate kadar 30 dakika, daha uzun çalışmada 1 saat. Hafta hafta çalışma tablosu her personelin haftalık saatini 45 saat çizgisiyle birlikte gösterir; kısa dönemlerde sütunlar gün gün açılır ve planlı olup okutma yapılmayan gün gelmedi olarak yazılır.

Yasal uyarılar

Kişi kartı dört uyarıyı izler: günlük 11 saatin aşılması, bir haftada yedi gün çalışılması, haftalık fazla çalışma ve yıllık 270 saatlik fazla çalışma sınırının aşılması. Yıllık sayaç kişinin o yıl biriktirdiği fazla çalışmayı sınıra oranla gösterir.

Erken çıkış ve Saatlik İzin Belgesi

Vardiyası bitmeden çıkan personel Sağlık, Ailevi neden, Resmî işlem, Yönetici izni ya da Diğer seçeneklerinden birini seçer ve izin belgesini doldurduğunu onaylar. Okutma dökümündeki bağlantı, o çıkışın bilgileriyle dolu Saatlik İzin Belgesi'ni açar; belge İzin Veren Yönetici, İnsan Kaynakları ve Personel imza alanlarıyla yazdırılır. Hatırlatma metni ve belge gövdesi ayarlardan düzenlenir.

Plansız mesai

Vardiyası olmayan gün çağrılan personel gelme nedenini seçerek giriş yapar. Kayıt insan kaynakları onayına düşer; tam gün çalışma ya da saat olarak fazla mesai biçiminde onaylanır veya reddedilir. Onay bekleyen saat puantaja ve bordroya girmez.

Reddedilen okutmalar

Yanlış karekod, erken tekrar ya da konum dışı gibi kabul edilmeyen okutmalar da kayıt altında tutulur. Okuttum ama kabul edilmedi itirazı belgeyle yanıtlanır.

Nasıl çalışır?

1. Hazırlık: Şube karekodu yazdırılıp asılır, isteğe bağlı konum doğrulaması ve yarıçap tanımlanır.
2. Plan: Vardiya çizelgesi hazırlanır; plan, gerçekleşmenin karşılaştırılacağı ölçüdür.
3. Okutma: Personel giriş ve çıkışta karekodu okutur; erken çıkış ve plansız mesai gerekçesiyle kaydedilir.
4. İzleme: İnsan kaynakları haftalık tabloyu, yasal uyarıları ve okutma dökümünü izler, plansız mesaiyi karara bağlar.
5. Aktarım: Ay sonunda yoklama önizlemeyle puantaja aktarılır; bordro puantajdan hesaplanır.

Ayarlar tek yerde

PDKS ayarları Bordro Ayarları sayfasındaki Personel Portalı bölümünde toplanır. Personel erişimi anahtarı kapatıldığında hiçbir personel portala ve uygulamaya giremez. Erken çıkış hatırlatması, personelin telefonundaki erken çıkış penceresinde görünen kısa metindir. Saatlik izin belgesinin gövde metni mini düzenleyiciyle biçimlendirilir; ad, saat ve imza alanlarını sistem kendisi ekler ve elle doldurulacak boş bir nüsha da yazdırılabilir. QR yoklaması şube şube açılıp kapatılır.

Şube düzeyindeki Yoklama Ayarları'nda karekod okutma zorunluluğu, konum doğrulaması, işyeri koordinatı ve yarıçap belirlenir. Karekod yenilendiğinde asılı eski afiş geçersiz olur; böylece fotoğrafı çekilip başka yerde okutulan bir karekodun önüne geçilir.

Okutma dökümü

Sayfanın altındaki okutma dökümü dönemdeki her girişi ve çıkışı, en yenisi üstte olmak üzere tarih, personel, vardiya, giriş, çıkış, geç kalma dakikası ve notla listeler. Erken çıkışlar gerçek saatiyle, nedeni ve izin belgesi onay saatiyle birlikte görünür. Plansız mesai satırları rozetle işaretlenir ve onay durumunu taşır. Döküm aranabilir, Excel'e aktarılabilir ve yazdırılabilir.

Planlanan ile gerçekleşen arasındaki fark

Vardiya çizelgesi plandır, karekod okutması gerçekleşmedir; ikisi ayrı tutulur ve aynı ekranda karşılaştırılır. Planlı olduğu hâlde okutma yapmayan personel gelmedi olarak görünür; planı olmadan gelen personel plansız mesai olarak ayrışır. Bu ayrım, ay sonunda puantaja aktarım yapılırken hangi günün devamsızlık, hangi saatin fazla mesai sayılacağını tartışmasız kılar.

Kimler için uygun? Personel takip programı arayan işletmeler

PDKS – Giriş Çıkış Takibi, vardiyalı ya da sabit mesaili personeli olan ve turnike veya parmak izi cihazına yatırım yapmadan güvenilir bir personel giriş çıkış takip sistemi kurmak isteyen işletmeler için geliştirilmiştir. CoreSYSTEM'in hizmet verdiği altı servis sektöründe, yani cep telefonu, bilgisayar, beyaz eşya, klima ve kombi, TV ve ses ile genel teknik servis işletmelerinde, tezgâh, depo ve teknik ekibin mesaisi aynı tabloda toplanır. Mağazalar ve çok şubeli şirketler ise her şubeye ayrı karekod asarak devam kontrolünü şube şube yürütür.

Donanım gerekmediği için yeni bir şubede PDKS'yi devreye almak, karekod afişini yazdırıp asmak kadar kolaydır. Konum doğrulaması ve yarıçap şube düzeyinde ayrıca belirlenir.

PDKS ile günlük işleyiş

1. Sabah girişi: Personel işyerine geldiğinde Personel Portalı uygulamasından şube karekodunu okutur; konum doğrulaması açıksa işyerinde olduğu okutma anında denetlenir.
2. Vardiyaya oturtma: Vardiya başlangıcına 15 dakika içindeki okutma puantaja tam vardiya saatiyle yazılır; ilk 5 dakikadan sonrası geç kalma dakikası olarak tutulur.
3. Gün içi erken çıkış: Vardiyası bitmeden çıkan personel nedeni seçer ve izin belgesini doldurduğunu onaylar; insan kaynakları belgeyi okutma dökümünden yazdırır.
4. Plansız çağrı: Vardiyası olmadığı hâlde çağrılan personel gelme nedenini seçerek giriş yapar; kayıt insan kaynakları onayına düşer.
5. Akşam çıkışı: Günün ikinci okutması çıkış sayılır; gece vardiyasında çıkış ertesi sabah okutulabilir.
6. Hafta kontrolü: Haftalık çalışma tablosu 45 saat çizgisini aşanları, kişi kartları yasal uyarıları gösterir.
7. Ay sonu: Yoklama önizlemeyle puantaja aktarılır ve bordro puantajdan hesaplanır.

Elle devam çizelgesi ile PDKS karşılaştırması

Yetki ve güvenlik

Personel erişimi tek bir anahtarla yönetilir; anahtar kapatıldığında hiçbir personel portala ve uygulamaya giremez. Karekod yenilendiğinde asılı eski afiş geçersiz olur; fotoğrafı çekilip başka yerde okutulan karekodun önüne geçilir. Konum verisinde modül özellikle ölçülüdür: enlem ve boylam hiçbir yere yazılmaz, arka planda konum takibi yapılmaz ve personel aydınlatma metnini bir kez onaylar. Plansız mesai insan kaynakları onayı olmadan puantaja ve bordroya girmez.

Raporlama ve izlenebilirlik

Okutma dökümü, devam kontrolünün tam kaydıdır: her giriş ve çıkış tarih, personel, vardiya, geç kalma dakikası ve notla listelenir; erken çıkışlar gerçek saatiyle ve nedeniyle, plansız mesailer onay durumuyla görünür. Döküm aranabilir, Excel'e aktarılabilir ve yazdırılabilir. İşgücünü dönemsel olarak izlemek isteyen yöneticiler Raporlar bölümündeki İşgücü Maliyeti raporundan da yararlanır.

Sık yapılan hatalar ve modülün önlediği kayıplar

• Fark edilmeyen fazla mesai: Haftalık 45 saati aşan süre ayrıca gösterildiği için ay sonunda sürpriz çıkmaz.
• Yıllık sınırın aşılması: Yıllık sayaç, kişinin biriktirdiği fazla çalışmayı 270 saate oranla izler.
• Çift okutma: Girişten sonraki 10 dakika içindeki tekrar okutma çıkış sayılmaz.
• Kayıtsız erken çıkış: Erken çıkış nedeni ve izin belgesi onayı okutmayla birlikte saklanır.
• Plan ile gerçekleşenin karışması: Çizelge ve okutma ayrı tutulduğu için devamsızlık ile fazla mesai ayrımı tartışmasız kalır.

Kapsam ve sınırlar

PDKS – Giriş Çıkış Takibi, İnsan Kaynakları modülüyle birlikte Business ve Enterprise paketlerde gelir. Okutma Personel Portalı'nın Android uygulamasıyla yapılır; tarayıcıda karekod okutulamaz. Bu ekran bordroya doğrudan yazmaz; okutmalar çizelgeye Yoklamadan aktar işlemiyle işlenir. Ücret ve fazla mesai tutarları ekranda tahminidir. Yasal uyarılar bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki değerlendirme yerine geçmez.

Birlikte çalıştığı modüller

İnsan Kaynakları, Personel Portalı (Android APP), Raporlar ve Çoklu Şube & Bayi Ağı.