Tedarikçinize kendisine ait, sınırlı ve güvenli bir ekran açılır. Siparişi oradan onaylar, teslim tarihini ve kargoyu bildirir, faturasını yükler. Satın alma ekibi her adımı bildirimle öğrenir; sorular telefonda ve e-postada kaybolmaz.
Sipariş verildikten sonra en çok zaman kaybettiren konu, onayın, teslim tarihinin ve faturanın peşinden koşmaktır. Tedarikçi Portalı bu süreci tedarikçinin kendi ekranında, sırası belli dört adıma böler: sipariş kararı, teslim tarihi, kargo ve fatura.
Tedarikçi siparişi onaylar ya da gerekçe yazarak reddeder. Teslim tarihini uygunsa doğrular, tutturamayacaksa yeni tarihi gerekçesiyle bildirir; firmanın ilk istediği tarih ekranda kalır. Ardından kargo firması, takip numarası ve irsaliye numarası girilir, son adımda fatura siparişe eklenir.
Tedarikçinin en sık sorduğu sorular bakiyesi, ödemeleri ve iadeleridir. Portal, bu bilgileri tedarikçiye sizin tedarikçi kartınızla aynı kaynaktan gelen bir hesap ekstresiyle sunar; iki tarafın gördüğü rakam aynıdır.
Yapılan ödemeler, tedarikçiye verilen çekler ve tedarikçiye yapılan iadeler ayrı ekranlarda listelenir. İade kayıtları tek tek açılarak ayrıntısıyla incelenebilir.
Portal hesabı tedarikçi kartındaki Portal düğmesiyle açılır. Sistem tek seferlik gösterilen bir geçici şifre üretir; tedarikçi ilk girişte en az on karakterlik kendi şifresini belirlemeden başka bir ekrana geçemez.
Tedarikçi girişi personel ve kullanıcı girişinden tamamen ayrıdır; tedarikçi yönetim ekranlarına ulaşamaz, yalnız kendisine verilen siparişleri ve kendi hesabını görür. Portaldaki her işlem kayda geçer.
Portal, satın alma sürecindeki her tarafa ihtiyaç duyduğu kadar bilgi verir. Tedarikçi yalnız kendi siparişlerini görür; işletme her adımı kendi ekranından izler.
Tedarikçiye portal hesabı açar, giriş bilgisini iletir. Onay, tarih, kargo ve fatura adımlarını bildirimle öğrenir; yüklenen faturayı satın alma ekranından indirir.
Siparişi onaylar ya da gerekçesiyle reddeder, teslim tarihini ve kargo bilgisini bildirir, faturasını PDF olarak siparişe ekler.
Tedarikçinin gördüğü ekstre, ödeme ve iade bilgisi tedarikçi kartıyla aynı kaynaktan gelir. Borç ve stok yalnız teslim almayla oluştuğu için kayıtlar denetim altında kalır.
Satın almada gecikmeler çoğunlukla bilgi eksikliğinden doğar. Sipariş verildikten sonra onaylanıp onaylanmadığı, ne zaman yola çıkacağı ve faturanın nerede kaldığı soruları telefon görüşmelerinde ve e-posta zincirlerinde kaybolur. Tedarikçi Portalı, bu soruların cevabını tedarikçinin kendisine verdiren, CoreSYSTEM İşletme Yönetim Yazılımı'nın satın alma sürecine bağlı tedarikçi portalıdır.
Portal, tedarikçinize sizin sisteminizde kendisine ait, sınırlı bir ekran açar. Tedarikçi bu ekrandan siparişlerinizi onaylar ya da gerekçesiyle reddeder, teslim tarihini ve kargo bilgisini bildirir, faturasını yükler. Hesap ekstresini, ödemelerini ve iadelerini de aynı ekrandan izler. Satın alma ekibi ise her adımı kendi ekranında ve bildirimlerle anında görür.
Hangi siparişin onaylandığı, hangisinin yolda olduğu ve hangi faturanın beklendiği tek bir yerde durduğunda stok planlaması tahmine değil kayda dayanır. Teslim tarihi değiştiğinde bunun nedeni ve önceki tarih kayıtta kalır; böylece gecikmeler tartışma konusu olmaktan çıkar, ölçülebilir hâle gelir.
Mutabakat da kolaylaşır. Tedarikçinin gördüğü borç-alacak ekstresi, sizin tedarikçi kartınızla aynı kaynaktan üretilir. İki tarafın aynı rakama baktığı bir düzende bakiye teyidi için ayrıca yazışmaya gerek kalmaz.
Tedarikçi giriş yaptığında siparişlerini üç sekmede, sayılarıyla birlikte görür: yanıt bekleyen, yolda ve teslim edilen. Her satırda sipariş kodu ve tarihi, ürün, adet ve birim fiyat, istenen teslim tarihi, KDV dahil tutar ve durum yer alır.
Sipariş ekranı sırası belli dört adımdan oluşur: sipariş kararı, teslim tarihi, kargo ve fatura. Her adımın durumu ekranda görünür ve sipariş adım adım ilerler. Geçmiş penceresi, onaydan faturaya kadar bütün adımları zaman sırasıyla listeler.
Tedarikçi siparişi onaylayabilir ya da reddedebilir. Red için gerekçe yazmak zorunludur; karar ve gerekçe siparişin geçmişine işlenir. Red kararı siparişi kendiliğinden iptal etmez; siparişin akıbetine satın alma ekibi karar verir.
Tedarikçi istenen teslim tarihini doğrular ya da yeni tarihi gerekçesiyle bildirir. Firmanın ilk istediği tarih ekranda kalır. Sevkiyat aşamasında kargo firması, takip numarası ve irsaliye numarası girilir.
Tedarikçi faturasını siparişe ekler. Yalnız PDF biçimindeki ve en fazla 10 MB boyutundaki dosyalar kabul edilir; dosyanın biçimi adına göre değil içeriğine göre denetlenir. Satın alma ekibi faturayı kendi ekranından indirir.
Tedarikçi kendi borç-alacak ekstresini, kendisine yapılan ödemeleri ve verilen çekleri, kendisine yapılan iadeleri ayrı ekranlarda görür. İade kayıtları ayrıntısıyla açılabilir.
Sipariş onayı, sipariş reddi, teslim tarihi bildirimi, kargo bilgisi ve fatura yüklemesi olmak üzere beş olay, siparişi talep eden şubeye sistem bildirimi ve e-posta olarak ulaşır. E-posta metinleri bildirim ayarlarından işletmenize göre düzenlenir.
Tedarikçi girişi personel ve kullanıcı girişinden tamamen ayrıdır. Hesap yalnız işletme tarafından açılır; geçici şifre bir kez gösterilir ve tedarikçi ilk girişte en az on karakterlik kendi şifresini belirlemek zorundadır. Üst üste beş hatalı denemede hesap on beş dakika kilitlenir. Portaldaki her işlem kayda geçer.
Portal para ya da stok kaydı yazmaz. Yüklenen fatura yalnız belgedir; tedarikçiye borç ve stok girişi malı teslim aldığınızda, ödeme ise sizin kaydınızla oluşur. Her tedarikçinin tek bir portal hesabı olur ve bir giriş e-postası başka bir tedarikçide kullanılamaz. Erişim kapatıldığında geçmiş kayıtlar silinmez, hesap istendiğinde yeniden açılabilir. Tedarikçi Portalı, Satın Alma Birimi ile birlikte Professional ve üzeri paketlerde gelir.
Tedarikçi Portalı, düzenli olarak parça ve ürün siparişi veren her işletme için tasarlanmıştır. CoreSYSTEM İşletme Yönetim Yazılımı'nın hizmet verdiği altı teknik servis sektöründe, yani cep telefonu, bilgisayar, beyaz eşya, klima ve kombi, TV ve ses ile genel teknik serviste, onarımın hızı çoğu zaman doğru parçanın zamanında gelmesine bağlıdır. Ekran camı, anakart, kompresör ya da kart bekleyen bir iş emri, tedarikçinin siparişi gördüğü andan itibaren ilerlemeye başlar.
Mağazalar ve çok şubeli firmalar için portal ayrıca bir düzen aracıdır. Siparişi talep eden şube bildirimi doğrudan alır; merkezdeki satın alma ekibi ile şubeler aynı sipariş kaydına bakar. Birden çok tedarikçiyle çalışan işletmelerde her tedarikçi yalnız kendi siparişlerini, kendi ekstresini ve kendi ödemelerini görür.
Bu akışta hiçbir bilgi telefon notunda ya da e-posta kutusunda kalmaz. Her adım siparişin geçmişine zaman sırasıyla işlenir ve sonradan açıldığında kimin, ne zaman, hangi kararı verdiği okunur.
Portal hesabı tedarikçi tarafından açılamaz; hesabı yalnız işletme açar ve giriş e-postasını işletme belirler. Tedarikçi girişi personel ve kullanıcı girişinden tamamen ayrı tutulduğu için tedarikçi hiçbir koşulda yönetim ekranlarına, başka tedarikçilerin kayıtlarına ya da müşteri bilgilerine erişemez. Geçici şifre yalnız bir kez gösterilir, ilk girişte en az on karakterlik yeni şifre zorunludur ve üst üste beş hatalı denemede hesap on beş dakika kilitlenir. Erişim kapatıldığında geçmiş kayıtlar korunur.
Portaldaki her işlem kayda geçer. Bu sayede bir uyuşmazlıkta tarafların hafızasına değil, sistemin tuttuğu kayda başvurulur.
Her siparişin geçmiş penceresi onaydan faturaya kadar bütün adımları sıralar. Teslim tarihi değiştiğinde ilk istenen tarih ve değişikliğin gerekçesi ekranda kalır; bu da tedarikçilerin teslim performansını kayda dayalı olarak değerlendirmenizi sağlar. Tedarikçinin gördüğü ekstre, sizin tedarikçi kartınızla aynı kaynaktan üretildiği için bakiye mutabakatında iki ayrı rakam ortaya çıkmaz.
| Konu | Elle takip | CoreSYSTEM ile |
|---|---|---|
| Sipariş onayı | Telefonla teyit istenir | Tedarikçi portalda onaylar ya da gerekçeyle reddeder |
| Teslim tarihi | Değişiklik not edilmez | İlk tarih ve gerekçe kayıtta kalır |
| Kargo bilgisi | Ayrıca sorulur | Kargo firması, takip ve irsaliye numarası siparişte |
| Fatura | E-posta eklerinde aranır | PDF olarak siparişe bağlı |
| Bildirim | Yok | Beş olayda sistem bildirimi ve e-posta |
| Ekstre | Ayrı tablolar | Tek kaynaktan, iki taraf aynı rakamı görür |
Satın Alma Birimi, Tedarikçi Yönetimi, Stok & Envanter, Çek Portföyü ve E-Posta Bildirimleri.
Hayır. Tedarikçi yalnız sizin kendisine verdiğiniz siparişleri, kendi hesap ekstresini, ödemelerini ve iadelerini görür. Portal girişi personel girişinden ayrıdır ve yönetim ekranlarına açılmaz.
Portal para ya da stok kaydı yazmaz; yüklenen fatura yalnız belgedir. Tedarikçiye borç ve stok girişi, malı Satın Alma Birimi'nde teslim aldığınızda oluşur.
Sipariş onayı, reddi, teslim tarihi bildirimi, kargo bilgisi ve fatura yüklemesi siparişi talep eden şubeye sistem bildirimi ve e-posta olarak ulaşır. E-posta şablonları bildirim ayarlarından düzenlenir.
Tedarikçi kartında Portal penceresinden Şifre sıfırla seçilir. Sistem yeni bir geçici şifre üretir; tedarikçi ilk girişte kendi şifresini belirler.
Yalnız PDF biçimindeki faturalar kabul edilir ve dosya en fazla 10 MB olabilir. Dosyanın gerçekten PDF olduğu içeriğinden denetlenir.
Tedarikçi Portalı, Satın Alma Birimi ile birlikte Professional ve üzeri paketlerde gelir.
Kurulum gerektirmez. 14 gün boyunca bütün modülleriyle, kendi verinizle ücretsiz deneyin.