Cari hesap nedir?
Cari hesap, bir işletmenin bir müşteri ya da tedarikçiyle arasındaki borç ve alacak hareketlerinin tarih sırasıyla tutulduğu kayıttır. Müşteri bir hizmet ya da ürün aldığında ve bedelin tamamını o an ödemediğinde, kalan tutar müşterinin cari hesabına borç olarak yazılır. Müşteri ödeme yaptıkça borç azalır. Hesabın o anki farkına bakiye denir.
Aynı mantık tedarikçi tarafında da geçerlidir: teslim alınan malın bedeli tedarikçinin carisine yazılır, ödeme yapıldıkça kapanır.
Basit bir örnek
Bir teknik servis, onarımı biten telefonu 7.299 TL ücretle teslim ediyor. Müşteri 2.000 TL nakit ödüyor ve kalanını ay sonunda ödeyeceğini söylüyor.
| Tarih | Hareket | Borç | Ödeme | Bakiye |
|---|---|---|---|---|
| 3 Ekim | Servis teslimi | 7.299,00 | 7.299,00 | |
| 3 Ekim | Nakit tahsilat | 2.000,00 | 5.299,00 | |
| 31 Ekim | Havale tahsilat | 5.299,00 | 0,00 |
Kâğıt defterde bu üç satırı yazmak zor değildir. Zorluk, müşteri sayısı arttığında başlar: kimin ne kadar borcu var, hangisi ne zamandan beri bekliyor, toplam alacak ne kadar sorularının cevabı defter taranarak bulunamaz.
Borç, alacak ve bakiye
Terimler bakış açısına göre karışabilir. Müşterinin işletmeye borcu, işletmenin o müşteriden alacağıdır. İade ya da fazla ödeme durumunda tersi olur: müşterinin işletmeden alacağı doğar ve bu tutar bir sonraki alışverişte ya da serviste mahsup edilebilir. Bakiye, bütün hareketlerin net sonucudur ve her zaman tek bir sayıdır.
Cari hesap ekstresi
Ekstre, bir cari hesabın belirli bir tarih aralığındaki bütün hareketlerini açılış bakiyesi, dönem içindeki borç ve ödemeler ve kapanış bakiyesiyle birlikte gösteren dökümdür. Kurumsal müşterilerle dönem sonunda ekstreler karşılaştırılır; iki tarafın kaydı aynı bakiyeyi gösteriyorsa bakiye mutabakatı sağlanmış olur. Fark varsa genellikle taraflardan birinde işlenmemiş bir fatura, iade ya da ödeme vardır ve satır satır karşılaştırılarak bulunur.
Tedarikçi carisi
Aynı yöntem satın alma tarafında da uygulanır. Teslim alınan malın bedeli tedarikçinin carisine yazılır; yapılan ödemeler ve verilen çekler bu borcu kapatır. Müşteri alacağı ile tedarikçi borcu birlikte izlendiğinde, önümüzdeki haftalarda kasaya girecek ve kasadan çıkacak para aynı tabloda görülür ve ödeme günleri buna göre planlanabilir.
Alacak yaşlandırması
Toplam alacağı bilmek yetmez; o alacağın ne kadar eski olduğu da önemlidir. Alacak yaşlandırması, açık alacağı vadesine göre dilimlere ayırır:
- Vadesi gelmemiş
- 0 ile 30 gün gecikmiş
- 31 ile 60 gün gecikmiş
- 61 ile 90 gün gecikmiş
- 90 günden eski
Dilimler tahsilat önceliğini belirler. Vadesi yeni geçmiş alacak çoğunlukla bir hatırlatmayla kapanır; 90 günü aşan alacak ise ayrı bir görüşme ve gerektiğinde hukuki süreç gerektirir.
Sık yapılan hatalar
- Kayıtsız veresiye: "sonra öder" diye bırakılan tutar hiçbir yere yazılmaz ve unutulur.
- Aynı müşterinin iki kartı: borç bir kartta, ödeme diğerinde görünür; iki kart da yanlış bakiye gösterir.
- İadenin işlenmemesi: müşteriye para iade edilir ya da ürün değiştirilir ama cari düzeltilmez.
- Kasa ile carinin ayrı tutulması: tahsilat kasaya yazılır ama cariden düşülmez, ya da tersi.
- Mutabakat yapılmaması: kurumsal müşterilerle dönem sonunda bakiye karşılaştırılmaz ve farklar birikir.
CoreSYSTEM'de cari hesap
Müşteri Hesapları modülü Starter dâhil bütün paketlerde bulunur. Her müşterinin cari hesabı tek kartta durur: vadeye bırakılan satış ve servis bedeli borç olarak, tahsilat borçtan düşüş olarak cari deftere yazılır. İade ya da değişimde cariye alacak seçildiğinde müşterinin alacağı oluşur; kasiyer bu alacağı sonraki satışta, servis tesliminde ya da ikinci el satışında kullanabilir.
Alacak yaşlandırması
- Müşteri Masası toplam açık alacağı vadesi gelmemiş, 0 ile 30, 31 ile 60, 61 ile 90 ve 90 gün üzeri olmak üzere beş dilime ayırır
- Bir dilime tıklamak listeyi o dilimdeki müşterilere süzer
Risk kademesi
- Gecikmiş borcu olan müşteride kademe görünür: 1 ile 59 gün gecikmiş, 60 ile 89 gün kritik, 90 gün ve üzeri yasal kademe
- Kademe tahsilat sırasını belirlemek içindir
- Hukuki tavsiye değildir
Tek müşteri kartı
- Yeni kayıtta telefon yazılırken aynı numarayla kayıtlı müşteri aranır
- Bulunursa uyarı çıkar ve kaydet düğmesi kilitlenir
- Aynı kişiye açılmış iki kart, yönetici rolündeki kullanıcı tarafından önizlemeli birleştirmeyle tek kartta toplanır
İlişki zaman tüneli
- Müşteri kartı iş emirlerini, stok satışlarını, e-ticaret siparişlerini ve cari hareketleri aylara bölünmüş tek akışta gösterir
- Müşteriyle ne yaşandığı tek ekrandan okunur
Tahsilat ve hatırlatma
- Tahsilat Vade ve Taksit Merkezi üzerinden alınır
- Para ödeme türüne göre ilgili kasaya ve müşterinin carisine aynı anda yazılır
- Müşteri kartındaki ve tahsilat ekranındaki WhatsApp düğmesi yazışmayı açar
- Taksit vadeleri için e-posta, SMS ya da WhatsApp hatırlatması ayarlardan açılabilir
Tedarikçi borcu
- Professional ve üzeri paketlerde Tedarikçi Yönetimi'nde teslim alınan malın borcu, yapılan ödemeler ve borç yaşı izlenir
- Tedarikçi Portalı bulunan paketlerde tedarikçi kendi hesap ekstresini ve ödemelerini kendi ekranında görür
Toplam müşteri alacağı, kasa ve banka bakiyeleri ve tedarikçi borcu Finans Panosu'nda birlikte görünür.
Kontrol listesi
- Her müşteri için tek kart tutun; telefon numarasıyla mükerrer kartı engelleyin.
- Vadeye bırakılan her tutarı satış ya da teslim anında cariye yazın.
- Tahsilatı kasayla aynı anda cariden düşün.
- Alacakları haftada bir yaşlandırma dilimlerine göre gözden geçirin.
- Geciken müşteriyle konuşmayı erken başlatın; gecikme uzadıkça tahsilat zorlaşır.