Ödeme takibi neden ayrı bir iş?
Taksitli satış ya da vadeli servis ücreti satışı kolaylaştırır. Ancak her taksit, ileride tahsil edilmesi gereken bir alacaktır. Vadeler kâğıtta ya da hafızada tutulduğunda geciken ödeme zamanında fark edilmez; fark edildiğinde de müşteriyle konuşmak zorlaşmıştır. Ödeme takibi, kimin ne zaman ne kadar ödemesi gerektiğini her gün görünür kılma işidir.
1. Ödeme planını doğru kurun
Plan satış ya da teslim anında, müşteri yanınızdayken kurulur ve müşteriye yazılı olarak verilir. Planda şunlar bulunur:
- Toplam tutar ve peşin ödenen kısım
- Taksit sayısı ve her taksidin tutarı
- Her taksidin vade tarihi
- Ödeme yolu: nakit, kart, havale ya da çek
Taksit tutarları kuruşlu çıkıyorsa farkı son taksite eklemek, ara taksitleri yuvarlak tutar hâlinde bırakır ve müşterinin hatırlamasını kolaylaştırır.
Örnek plan
12.000 TL'lik bir satışta müşteri 3.000 TL peşin ödüyor, kalan 9.000 TL üç taksite bölünüyor.
| Taksit | Vade | Tutar |
|---|---|---|
| Peşinat | Satış günü | 3.000,00 |
| 1. taksit | Satıştan 30 gün sonra | 3.000,00 |
| 2. taksit | Satıştan 60 gün sonra | 3.000,00 |
| 3. taksit | Satıştan 90 gün sonra | 3.000,00 |
Müşteri birinci taksitte 2.000 TL öderse, kalan 1.000 TL için yeni bir vade belirlenir. Bu tutar ikinci taksitle birleştirilmez; ayrı bir satır olarak izlenir. Böylece hangi tutarın neden beklediği her zaman açıkça görülür.
2. Taksitleri üç gruba ayırarak izleyin
- Geciken: vadesi geçmiş ve ödenmemiş taksitler. Her gün ilk bakılacak liste budur.
- Bugün ve bu hafta: vadesi yaklaşan taksitler. Kısa bir hatırlatma çoğu gecikmeyi önler.
- İleri tarihli: gelecek aylarda girecek para. Nakit akışı planı için kullanılır.
3. Kısmi ve fazla ödemeyi kaydedin
Müşteri taksidin bir kısmını ödediğinde kalan tutar için yeni bir vade tarihi belirlenmelidir; aksi hâlde eksik kalan para hiçbir listede görünmez. Taksitten fazla ödeme yapıldığında fazlalık sıradaki taksitlere dağıtılır. Her iki durumda da ödeme, kasaya ve müşterinin cari hesabına aynı anda yazılmalıdır.
4. Erteleme ile yapılandırmayı ayırın
Ödeme güçlüğü yaşayan müşteri için iki yol vardır. Erteleme tek bir taksidin vadesini ileri alır, tutarı değiştirmez. Yapılandırma ise kalan borcun tamamını yeni bir taksit planına böler ve gerekiyorsa vade farkı ekler. Yapılandırma alacağı doğrudan etkilediği için bu kararın yetkili bir kişinin onayıyla verilmesi doğru olur.
5. Çekle ödemede vadeyi ayrıca izleyin
Müşteri kalan taksitler için ileri tarihli çek verebilir. Bu durumda taksit kapanır ama para henüz gelmemiştir: çek, vadesi gelene kadar portföyde bekler. Çek numarası, banka, keşideci ve vade tarihi kayda geçirilmeli; vadesi gelen çek bankaya tahsile verildiğinde ya da tedarikçiye ciro edildiğinde durumu güncellenmelidir.
6. Hatırlatmayı düzenli hâle getirin
Vade gününden önce kısa bir bilgilendirme ve vade geçtiğinde nazik bir hatırlatma, gecikmelerin önemli kısmını kapatır. Hatırlatma ne kadar düzenli ve aynı dilde yapılırsa müşteri de onu o kadar olağan karşılar.
Sık yapılan hatalar
- Planın yalnız işletmede kalması, müşteriye çıktısının verilmemesi.
- Kısmi ödemede kalan tutarın yeni vadesiz bırakılması.
- Tahsilatın kasaya yazılıp cariden düşülmemesi.
- Gecikmeye uzun süre sessiz kalınması.
- Yanlış alınan tahsilatın silinmesi; doğru olan ters kayıtla geri almaktır.
CoreSYSTEM'de ödeme takibi
Vade ve Taksit Merkezi Starter dâhil bütün paketlerde bulunur. Stok satışında, servis tesliminde ya da ikinci el satışında vadeye bırakılan tutar ödeme planına dönüşür ve bu ekrana gelir. Mobil POS satış ekranında kalan tutar 3, 6, 9 ya da 12 taksite bölünebilir.
Müşteri satırı
- Ekran her müşteriyi tek satırda gösterir: açık borç, ilk beş taksidin durumu, ödenen oran ve sıradaki vade
- Taksitler ödendi, gecikti ve vade bugün olarak işaretlenir
Dört bölme
- Üstteki bölmeler geciken tahsilatı, bu ay vadesi geleni, ileri tarihli alacağı ve kasaya giren toplamı verir
- Gecikmiş, bugün ve ileri tarihli süzgeçleri listeyi daraltır
Kısmi ve fazla ödeme
- Taksitten az ödemede kalan tutar için yeni vade tarihi girilmeden kayıt alınmaz
- Fazla ödeme sıradaki taksitleri sırayla kapatır
- Toplam borcu aşan tutar yalnız nakitte para üstü olarak geri verilir
Erteleme ve yapılandırma
- Erteleme tek taksidin vadesini ileri alır, tutarı değiştirmez
- Yapılandırma kalan borcu 3, 4, 6, 8 ya da 12 taksite böler ve isteğe bağlı vade farkı ekler
- Professional ve üzeri paketlerde iki talep de onay merkezine düşer
- Starter'da hemen uygulanır
Tahsilat iptali
- Yanlış alınan tahsilat silinmez, iptal edilir
- Tutar kasadan çıkış olarak yazılır, taksit yeniden bekleyen duruma döner ve müşterinin cari defterine tahsilat iptali satırı eklenir
Çıktı ve hatırlatma
- Ödeme planı çıktısında müşterinin T.C. kimlik ve telefon numarası maskelenir
- E-posta, SMS ya da WhatsApp bildiriminde vade olayları açıksa her taksit için vadeye 3 gün kala ve vade geçtiğinde birer hatırlatma gider
Professional ve üzeri paketlerde çekle tahsilat yapılabilir; çek Çek Portföyü'ne düşer ve vadesine kadar orada izlenir. Tahsilatlar müşterinin cari kartında Müşteri Hesapları modülünde de görünür.
Kontrol listesi
- Ödeme planı satış ya da teslim anında kuruluyor ve çıktısı müşteriye veriliyor.
- Geciken taksit listesine her gün bakılıyor.
- Kısmi ödemede kalan tutara yeni vade tarihi veriliyor.
- Erteleme ve yapılandırma kararları yetkili bir kişinin onayından geçiyor.
- Çekle kapanan taksitlerin çekleri vadesine kadar portföyde izleniyor.
- Yanlış tahsilat silinmiyor, iptal kaydıyla geri alınıyor.