Program arayışı çoğunlukla bir sorunla başlar
Teknik servisler programa genellikle bir şey ters gittiğinde yönelir: teslim edilen cihazın tahsilatı unutulur, aynı müşteri gün içinde dört kez arayıp cihazının durumunu sorar ya da garanti kapsamındaki bir iş yeniden ücretlendirilir. Defter ve tablo bir noktaya kadar yeter; iş sayısı ve ekip büyüdükçe kimin hangi işi ne zamandır beklettiği sorulmadan bilinemez hâle gelir.
Piyasada çok sayıda teknik servis programı var ve tanıtım sayfaları birbirine benzer. Aşağıdaki sorular, deneme sürecinde programı kendi işinizle sınamanız için hazırlandı. Her soruyu gerçek bir iş emri üzerinden denemek, özellik listesini okumaktan daha çok şey söyler.
Seçerken sorulacak on soru
1. Kabul formu sizin cihazlarınıza uyuyor mu?
Cep telefonu servisinde ekran kilidi ve aksesuarlar, bilgisayar servisinde seri numarası ve şarj aleti, beyaz eşya ve klimada adres ve saha bilgisi önemlidir. Genel bir formu her seferinde açıklama alanına yazarak doldurmak, kabulde eksik bilgi bırakmanın en kısa yoludur. Kabulde fotoğraf eklenebilmesi, teslimde çıkabilecek çizik ve kırık tartışmalarını baştan keser.
2. İşin kimde ve hangi aşamada olduğu görünüyor mu?
Program her işi bir personele ya da ekibe atayabilmeli; bekleyen, işlemde, parça bekleyen ve teslime hazır işleri ayırabilmelidir. Yönetici sabah ekranı açtığında geciken ve kimseye atanmamış işleri ayrı görebilmelidir.
3. Kullanılan parça stoktan düşüyor mu?
Parça iş emrine eklendiğinde stoktan düşmüyorsa stok kaydı kısa sürede gerçekle ayrışır; parçanın bedeli de faturaya yansımayabilir. Parça bekleyen işin ayrıca izlenmesi, tedarikçiden gelmesi beklenen parçanın unutulmasını önler.
4. Müşteri cihazının durumunu kendisi görebiliyor mu?
Servise gelen telefonların büyük kısmı cihazın durumunu sormak içindir. Müşterinin servis fişindeki kodla durumu internetten görebilmesi ve cihaz hazır olduğunda kısa mesaj ya da WhatsApp ile haber alması, ekibin gününü bu aramalardan kurtarır. Sorgulama sayfasında müşterinin telefon, adres ve kimlik bilgisinin görünmemesi de kişisel verilerin korunması açısından şarttır.
5. Tekrar gelen cihaz ve garanti yakalanıyor mu?
Aynı cihaz kısa süre sonra yeniden geldiğinde programın önceki kaydı hatırlatması, garanti kapsamındaki bir işin yeni ve ücretli bir iş gibi açılmasını engeller.
6. Teslim ve tahsilat aynı kayıtta mı?
Teslimde alınan ödeme kasaya, kalan tutar müşterinin cari hesabına aynı anda yazılmalıdır. Tahsilat ayrı bir defterde tutulduğunda gün sonunda kasa ile teslim edilen işler arasındaki farkın kaynağı bulunamaz.
7. Saha ekibi telefondan çalışabiliyor mu?
Beyaz eşya, klima ve kombi servislerinde işin büyük kısmı müşterinin adresinde yapılır. Saha personelinin kullandığı parçayı, notunu ve fotoğrafını telefondan işe ekleyebilmesi, akşam ofiste kâğıttan aktarılan bilgilerin kaybolmasını önler.
8. Randevu ile iş emri bağlantılı mı?
Randevuyla gelen müşterinin bilgileri iş emri açılırken yeniden yazılmamalıdır. Randevuların ne kadarının iş emrine dönüştüğünün izlenebilmesi, randevu kanalının gerçekten iş getirip getirmediğini gösterir.
9. Yetki ve şube ayrımı yapılabiliyor mu?
Kabul personeli maliyet ve kâr bilgisini görmemeli, teknisyen kendi işlerine odaklanabilmeli, her şube kendi kayıtlarıyla çalışmalıdır. Kim, neyi, ne zaman değiştirdi sorusunun cevabı kayıtta bulunmalıdır.
10. Kurulum, veri ve maliyet nasıl?
Bulut tabanlı programda kurulum ve sunucu bakımı gerekmez; kayıtlar tarayıcıdan ve telefondan açılır. Aylık ya da yıllık ücretin neleri kapsadığı, kullanıcı ve şube sınırları, verilerin dışa aktarılıp aktarılamadığı ve yedeklemenin nasıl yapıldığı baştan sorulmalıdır.
Bulut ve kurulu program karşılaştırması
| Konu | Bulut tabanlı | Bilgisayara kurulu |
|---|---|---|
| Kurulum | Gerekmez, tarayıcıdan açılır | Her bilgisayara ayrı kurulur |
| Şubeden ve sahadan erişim | İnternet olan her yerden | Ek ağ ayarı ya da uzak bağlantı gerekir |
| Yedekleme | Sağlayıcı yapar | İşletmenin sorumluluğundadır |
| Güncelleme | Kendiliğinden gelir | Elle ya da ücretli sürümle yapılır |
| Maliyet | Aylık ya da yıllık abonelik | Lisans bedeli ve bakım ücreti |
Geçişi planlamak
- Mevcut müşteri listesini ve açık işleri çıkarın; açık işleri yeni programda baştan açmak çoğu zaman aktarmaktan hızlıdır.
- Kabul formunu ve servis fişindeki teslim şartlarını kendi düzeninize göre ayarlayın.
- Personelin yetkilerini tanımlayın; herkes ilk gün yalnız kendi ekranını görsün.
- İlk hafta bütün yeni işleri programdan açın, defteri yalnız eski işler için tutun.
- Haftanın sonunda geciken işleri ve teslimdeki tahsilatları programdan kontrol edin.
CoreSYSTEM'de teknik servis
CoreSYSTEM'in teknik servis programı yukarıdaki soruların çoğuna kayıt düzeyinde karşılık verir. Kabul, iş takibi, teslim ve servis sorgulama İş Emirleri ve Operasyon modülüyle bütün paketlerde bulunur; parça stoğu Professional, saha ekibinin telefon ekranı ve randevu Business paketle gelir.
Sektöre göre kabul
- Kabul formu yedi sektör için hazır gelir: cep telefonu, bilgisayar, beyaz eşya, klima ve kombi, TV ve ses, endüstriyel soğutma ve genel servis
- Müşteri, marka, model, seri bilgisi, şikâyet, teslim alınan aksesuarlar ve en fazla beş fotoğraf aynı formda alınır
Garanti uyarısı
- Müşteri seçildiğinde servisin verdiği garantisi süren önceki işleri ekranda listelenir
- Yeni işin garanti dönüşü olup olmadığına kullanıcı karar verir
- Garanti dönüşü olarak açılan iş, teslim ekranına malzeme ücretsiz işaretiyle gelir
Öncelik sırası
- Açık işler bekleme süresi, teslim sözü, aciliyet, atanmamış olma, garanti ve tutar sinyallerinden hesaplanan 0 ile 100 arası skorla sıralanır
- İşler durum sekmelerinde ve sürükle bırak pano görünümünde de izlenir
Tamamlama kuralı
- İş tamamlanırken teknik rapor zorunludur
- Parça ya da transfer bekleyen iş, tedarik gelmeden tamamlanamaz
- Professional ve üzeri paketlerde kullanılan parça Stok ve Envanter'den düşer
Saha ekibi
- Business paketteki Personel Portalı'ndan saha personeli işe parça ekler ya da eksik parçayı ister
- Bunun için stok modülü de açık olmalıdır
- İşi not, fotoğraf ve zorunlu kontrol listesiyle ofis onayına gönderir
Teslim ve ödeme
- Teslimde nakit, kart ve havale aynı işte birlikte girilebilir
- Ödenmeyen kalan tutar tek vadeye ya da 3, 6, 9 veya 12 taksite bölünür
Müşteri, servis fişindeki iş emri kodu ya da karekodla Servis Sorgulama Sistemi sayfasından cihazının durumunu beş adımda görür: kayıt açıldı, arıza tespiti, parça bekleniyor, teslime hazır ve teslim edildi. Sayfada müşterinin adı yıldızlanır; telefon, adres ve kimlik bilgisi gösterilmez. Randevu Yönetimi'nde onaylanan randevu, müşteri bilgisi yeniden yazılmadan iş emri formuna aktarılır.
Program kurulum gerektirmez ve 14 gün ücretsiz denenebilir; deneme süresinde yukarıdaki on soruyu kendi iş emirlerinizle sınayabilirsiniz. Kabul formunun ayrıntıları için teknik servis kabul formu rehberine bakabilirsiniz.
Kontrol listesi
- Kendi sektörünüzden bir cihazla kabul formunu doldurun; aksesuar ve hasar seçeneklerinin yetip yetmediğine bakın.
- Bir işi parça bekler duruma alın ve iş sırasında nasıl göründüğünü izleyin.
- Kullanılan parçanın stoktan düştüğünü ve fişe yansıdığını kontrol edin.
- Sorgulama sayfasını müşteri gözüyle açın, hangi bilgilerin göründüğüne bakın.
- Teslimde parçalı ödemeyi ve kalan tutarın vadeye yazılmasını deneyin.
- Kabul personelinin yetkisini kısıtlayın ve göremediği alanları doğrulayın.