Sayım neden gerekir?
Stok kaydı ne kadar düzenli tutulursa tutulsun, zamanla raftaki miktardan ayrışır. Servise kullanılan ama kayda işlenmeyen bir parça, iade edilip stoğa geri konmayan bir ürün, adet yerine kutu olarak girilen bir satın alma ya da kaybolan bir ürün bu farkı yaratır. Sayım bu farkı ortaya çıkarır ve kaydı gerçeğe döndürür.
Doğru stok bilgisi yalnız düzen meselesi değildir. Eksik stok satış kaçırtır, fazla stok sermayeyi rafta bekletir, kayıtta görünüp rafta olmayan ürün de müşteriye yanlış söz verilmesine neden olur.
Ne sıklıkla sayım yapılmalı?
Defter tutan işletmeler dönem sonunda envanter çıkarır; bu, yılda en az bir kez bütün stoğun sayılması demektir. Bunun dışında iki yöntem yaygındır:
- Dönemsel tam sayım: bütün ürünler aynı gün sayılır. Küçük ve orta ölçekli stokta yönetilebilir, ancak sayım süresince hareketin durması gerekir.
- Devirli sayım: ürünler gruplara ayrılır ve her hafta ya da ay bir grup sayılır. Ciroda payı yüksek ürünler daha sık, az satanlar daha seyrek sayılır. Hareket durmadan sürdürülebilir.
Sayımdan önce hazırlık
- Bekleyen kayıtları kapatın. Teslim alınmış ama girilmemiş satın almalar, işlenmemiş iadeler ve servise kullanılmış parçalar sayımdan önce kayda geçirilir. Aksi hâlde sayım, kayıt eksikliğini fark gibi gösterir.
- Şubeler arası transferleri netleştirin. Yolda olan ürün iki şubenin de rafında yoktur; sayım günü yoldaki ürünlerin listesi ayrıca tutulur.
- Alanları bölün. Depo ve satış alanı raf raf ayrılır, her bölge bir ekibe verilir.
- Sayım listesini hazırlayın. Ürün adı, stok kodu ve birim yazılı bir liste kullanılır. Barkod okutmak, benzer adlı ürünlerin karışmasını önler.
- Hareketi durdurun ya da işaretleyin. Tam sayımda satış ve transfer sayım bitene kadar durur. Devirli sayımda sayılan grubun hareketleri sayım saatiyle birlikte not edilir.
Sayım günü
Sayımı iki kişilik ekiplerle yapmak hatayı azaltır: biri sayar, diğeri yazar. Sayan kişinin sistemdeki miktarı görmemesi, yani kör sayım yapılması önerilir; beklenen sayıyı bilen kişi farkı fark etmeden ona yaklaşan bir sonuç yazabilir.
Fark çıkan ürünler ikinci bir ekiple yeniden sayılır. İkinci sayım da aynı sonucu veriyorsa fark gerçektir ve nedeni araştırılır.
Sayım farkları nereden gelir?
| Fark | Sık görülen neden |
|---|---|
| Raf eksik | Servise kullanılan parça işlenmemiş, satış kaydı yapılmamış, ürün kaybolmuş ya da hasar görmüş. |
| Raf fazla | İade rafa konmuş ama kayda girilmemiş, satın alma eksik girilmiş, transfer iki kez düşülmüş. |
| Birim farkı | Ürün kutu olarak alınıp adet olarak satılıyor ve dönüşüm yanlış yapılmış. |
| Şube farkı | Ürün başka şubeye gönderilmiş ama transfer kaydı açılmamış. |
Farkı kayda işlemek
Sayım sonucu stok miktarının üzerine yazılarak girilmez. Her fark, gerekçesiyle birlikte ayrı bir hareket olarak işlenir: sayım fazlası, sayım eksiği, hasar ya da kayıp. Böylece ürünün hareket geçmişinde hangi tarihte, kimin, neden düzeltme yaptığı görünür ve tekrarlayan bir fark deseni yakalanabilir.
Sayımdan sonra kritik eşik altına düşen ürünler sipariş listesine alınır, uzun süredir hareket görmeyen ürünler için de indirim ya da iade kararı verilir.
CoreSYSTEM'de sayım ve fark düzeltme
Stok ve Envanter modülü Professional ve üzeri paketlerde bulunur. Stok miktarı ürün düzenleme ekranından değiştirilemez; açılış miktarı yalnız ürün eklenirken girilir, sonraki her değişiklik gerekçeli bir hareketle yapılır.
Sayım farkı
- Sayım fazlası ve sayım eksiği ürün detayının İşlemler sekmesinden ayrı ayrı girilir
- Gerekçe listeden seçilir (sayım fazlası, kaydedilmemiş iade, kayıp, fire ya da hasar gibi) ve açıklama yazmak zorunludur
Onay ve değer
- Fark ürünün o günkü alış fiyatıyla değerlenir ve hareket geçmişine yazılır
- Kasaya hareket yazılmaz
- Tam yetkili olmayan kullanıcının düzeltmesi onaya gider, yetkili kullanıcıda da tutar onay limitini aşarsa onay istenir
Son sayım tarihi
- Her sayım düzeltmesi o şubedeki ürüne sayım tarihi basar
- Şubeler sekmesi şube stoğunu, en az ve en çok sınırlarını ve ürünün kaç gün önce sayıldığını gösterir
- Hiç sayılmayan ürün ayrıca işaretlenir
Çıkarma ve sıfırlama
- Şubeden stok çıkarırken neden türü seçilir
- Bütün stoğu sıfırlama yalnız yöneticilere açıktır, gerekçe ister ve geri alınamaz
- Sayım, çıkarma ve sıfırlama pencerelerinin üçü de toplama sorusuyla doğrulanır
ABC sınıfı
- Envanter listesi ürünleri son bir yıldaki çıkışlarının maliyet değerine göre A, B ve C sınıfına ayırır
- Devirli sayımda A sınıfındaki ürünler daha sık sayılabilir
Hareketsiz ve kritik
- 90 gündür hareket görmeyen ürün hareketsiz rozeti alır
- Kritik eşiğin altına inen ürün için tüketim hızı ve tedarik süresinden sipariş miktarı önerilir
- Öneri düğmesi Satın Alma Birimi'ne tedarik talebi açar
Arama ve etiket
- Envanter listesinde ürün adı ya da stok koduyla arama yapılır
- Ürün için küçük (50×25), orta (70×40) ya da A4 boyutunda karekod etiketi yazdırılır
Çok şubeli işletmede şubeler arası sevkiyat Enterprise paketteki Stok Transfer Merkezi'nde sevk ve teslim alma adımlarıyla izlenir; yolda kaybolan ya da hasar gören ürün tazmin kaydıyla kapatılır.
Kontrol listesi
- Bekleyen satın alma, iade ve servis parçası kayıtları kapatıldı.
- Yoldaki transferler listelendi.
- Alanlar bölündü, ekipler belirlendi.
- Kör sayım yapıldı, farklar ikinci kez sayıldı.
- Farklar gerekçesiyle ayrı hareket olarak işlendi.
- Kritik ve hareketsiz ürünler için karar verildi.