Envanter yönetimi nedir?
Envanter yönetimi, işletmenin elindeki ürünlerin miktarını, değerini ve hareketini izleyerek ne zaman ve ne kadar sipariş verileceğine karar verme işidir. Stok takibi rafta ne olduğunu söyler; envanter yönetimi ise o stokun yeterli mi, fazla mı olduğunu ve stoka bağlanan paranın ne kadar olduğunu sorar.
İyi yönetilen bir envanterde iki hata birlikte azalır: satılacak ürünün bitmesi ve satılmayan ürünün rafta aylarca beklemesi. Birincisi satış kaybettirir, ikincisi sermayeyi bağlar.
1. Ürünleri önem sırasına koyun: ABC analizi
Her ürüne aynı özeni göstermek mümkün değildir. ABC analizi ürünleri yıllık cirodaki paylarına göre üç sınıfa ayırır:
- A sınıfı: cironun yaklaşık yüzde 70 ile 80'ini getiren az sayıda ürün. En sık sayılan ve en yakından izlenen gruptur.
- B sınıfı: cironun yaklaşık yüzde 15 ile 20'sini getiren orta grup.
- C sınıfı: sayıca çok ama ciroda payı küçük ürünler.
Bir telefon aksesuar ve parça satıcısının yıllık cirosu ürün gruplarına göre şöyle olsun:
| Ürün grubu | Yıllık ciro | Pay | Birikimli pay | Sınıf |
|---|---|---|---|---|
| Ekran | 420.000 | %42 | %42 | A |
| Batarya | 260.000 | %26 | %68 | A |
| Şarj aleti | 150.000 | %15 | %83 | B |
| Kılıf | 90.000 | %9 | %92 | B |
| Kablo ve küçük parça | 80.000 | %8 | %100 | C |
Sınıflar sayım sıklığını ve sipariş önceliğini belirler. A sınıfı üründe stok bitmesi doğrudan ciro kaybıdır; C sınıfında ise fazla stok daha sık görülen sorundur.
2. Kritik stok ve sipariş noktası
Sipariş noktası, yeni siparişin verilmesi gereken stok miktarıdır. Sipariş verildikten sonra malın gelmesi zaman alır ve bu sürede satış devam eder.
Sipariş noktası = günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + emniyet stoğu
Bir üründen günde ortalama 4 adet satılıyor, tedarikçi siparişi 5 günde getiriyor ve beklenmedik talep için 6 adet emniyet stoğu tutuluyor olsun. Sipariş noktası 4 × 5 + 6 = 26 adettir. Stok 26 adede düştüğünde sipariş verilirse, mal geldiğinde rafta yaklaşık 6 adet kalmış olur.
Emniyet stoğu, satışın ve tedarik süresinin ne kadar dalgalandığına göre belirlenir. Tedarikçisi düzenli olan ürün için küçük, teslim süresi belirsiz ürün için büyük tutulur.
3. Ne kadar sipariş verilmeli?
Sipariş miktarı bir sonraki siparişe kadar geçecek sürenin satışını karşılamalı, ama rafta en çok stok sınırını aşmamalıdır. Her ürün için en az ve en çok stok sınırı tanımlamak bu kararı kişisel tahminden çıkarır: stok en aza düştüğünde sipariş verilir, miktar en çoka tamamlayacak kadardır. Kargo ve fiyat avantajı için toplu alım yapılacaksa bunun bağladığı para da hesaba katılmalıdır.
4. Envanter devir hızını izleyin
Devir hızı, stokun bir yılda kaç kez satılıp yenilendiğini gösterir:
Envanter devir hızı = yıllık satılan malın maliyeti ÷ ortalama stok değeri
Yıllık satılan malın maliyeti 480.000 TL, ortalama stok değeri 80.000 TL olan bir işletmede devir hızı 6'dır; stok ortalama 365 ÷ 6, yani yaklaşık 61 günde bir yenilenir. Devir hızı düşüyorsa satıştan daha hızlı alım yapılıyordur ve para rafta bekliyordur.
5. Hareketsiz stoku ayırın
Belirli bir süredir hiç satılmayan ürün hem raf alanını hem de parayı bağlar. Çoğu işletme için 90 gün iyi bir başlangıç eşiğidir. Hareketsiz ürün için üç yol vardır: indirimle satmak, tedarikçiye iade etmek ya da başka şubeye göndermek. Kararı ertelemek ürünün değerini çoğu zaman düşürür; özellikle teknoloji ürünlerinde fiyat zamanla geriler.
6. Çok şubede envanter
Birden fazla şubesi olan işletmede toplam stok yeterli görünürken bir şubede ürün bitmiş olabilir. Şube bazında en az ve en çok sınır tutmak ve şubeler arası gönderimi kayıtla yapmak, bir şubede biten ürünün diğerinde atıl beklemesini önler. Yoldaki ürün iki şubenin rafında da yoktur; transfer kaydı açılmadan gönderilen ürün iki şubenin stoğunu birden bozar.
Sık yapılan hatalar
- Bütün ürünleri aynı sıklıkta saymak ya da hiç saymamak.
- Sipariş kararını yalnız rafa bakarak vermek, tedarik süresini hesaba katmamak.
- Stok miktarını sayımdan sonra gerekçe yazmadan değiştirmek.
- Hareketsiz ürün için karar vermeyi ertelemek.
- Şubeler arası gönderimi kayda geçirmemek.
CoreSYSTEM'de envanter yönetimi
Stok ve Envanter modülü Professional ve üzeri paketlerde bulunur. Yukarıdaki hesapların çoğunu ürünün kendi hareket kaydından çıkarır ve ürün kartında gösterir.
ABC sınıfı
- Ürünler son bir yıldaki çıkış miktarının alış maliyetiyle çarpımına göre sıralanır
- Toplam değerin yüzde 80'ine kadar olan ürünler A, yüzde 95'e kadar olanlar B, kalanlar C sınıfı olur
- Sınıf ürün adının yanında rozet olarak görünür
Sipariş önerisi
- Son 90 günün günlük çıkışı tedarik süresiyle çarpılır ve buna emniyet stoğu eklenir
- Tedarik süresi geçmiş satın alma taleplerinden ölçülür, ölçüm yoksa 14 gün tahmini kullanılır
- Öneri düğmesi talebi Satın Alma Birimi'nin onay kuyruğuna gönderir
Hareketsiz stok
- 90 gündür hiç hareket görmeyen ürün listede ve kartta hareketsiz olarak işaretlenir
- Ürün kartı devir hızını, günlük çıkışı ve ürüne bağlı sermayeyi de gösterir
Şube sınırları
- Şubeler sekmesinde her şube için stok, en az ve en çok stok sınırı, son hareket ve son sayım tarihi görünür
- Stok en azın altına inen şube eksik, en çoğun üstüne çıkan şube fazla sayılır
Sayım düzeltmesi
- Stok miktarı ürün düzenleme ekranından değiştirilemez
- Sayım fazlası ya da eksiği kayıp, hırsızlık, fire ve hasar gibi bir gerekçe koduyla ayrı hareket olarak girilir
- Onay limitini aşan düzeltme onaya gider ve kasaya hareket yazılmaz
Arama ve etiket
- Envanter listesinde ürün adı ya da stok koduyla arama yapılır
- Ürün kartındaki Karekod düğmesi ürün adı ve fiyatıyla yazdırılabilir bir etiket hazırlar
Şubeler arası gönderim
- Stok Transfer Merkezi Enterprise pakette bulunur
- Gönderen şubenin stoğu kargolamada düşer, ürün alan şubenin stoğuna ancak teslim alındığında eklenir
Sayımın nasıl planlanacağı ve sayım farklarının nasıl işleneceği stok sayımı rehberinde ayrıca anlatıldı. Ayrıntılar için stok takip programı sayfasına bakabilirsiniz.
Kontrol listesi
- Ürünler ABC sınıfına ayrıldı ve sayım sıklığı sınıfa göre belirlendi.
- Her ürünün tedarik süresi ve emniyet stoğu biliniyor.
- Şube bazında en az ve en çok stok sınırları tanımlı.
- 90 gündür hareket görmeyen ürünler için karar verildi.
- Sayım farkları gerekçesiyle ayrı hareket olarak giriliyor.
- Şubeler arası gönderimler transfer kaydıyla yapılıyor.