Giriş çıkış takibi ne işe yarar?
Personelin işe ne zaman gelip ne zaman çıktığı üç şeyin temelidir: puantaj ve maaş hesabı, fazla çalışma ücreti ve yasal çalışma sürelerine uyum. Kayıt tutulmadığında puantaj tahminle doldurulur, fazla mesai tartışmaya açık hâle gelir ve bir denetimde ya da anlaşmazlıkta işverenin elinde dayanak kalmaz.
Yaygın yöntemler
| Yöntem | Artısı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Kâğıt imza föyü | Maliyetsiz | Sonradan doldurulabilir, puantaja elle aktarılır. |
| Kartlı okuyucu | Hızlı | Kart başkasına verilebilir, cihaz ve kurulum gerekir. |
| Parmak izi ya da yüz tanıma | Kişiye özgü | Biyometrik veri KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir, daha sıkı şartlara bağlıdır. |
| Telefonla karekod | Donanım gerekmez | Konum doğrulaması ve tekrar okutma kuralları önemlidir. |
Bilinmesi gereken çalışma süreleri
4857 sayılı İş Kanunu'na göre aşağıdaki sınırlar giriş çıkış kaydıyla doğrudan ilişkilidir:
- Haftalık çalışma: en çok 45 saattir. Bunu aşan çalışma fazla çalışmadır.
- Günlük çalışma: 11 saati aşamaz.
- Fazla çalışma: yılda 270 saati geçemez. Fazla çalışmanın her saati için ücret yüzde elli yükseltilerek ödenir.
- Ara dinlenme: 4 saate kadar işlerde 15 dakika, 4 ile 7,5 saat arası işlerde 30 dakika, 7,5 saati aşan işlerde 1 saattir.
- Hafta tatili: yedi günlük dönem içinde en az 24 saat kesintisiz dinlenme verilir.
Bu bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmeye özgü durumlar için bir iş hukuku uzmanına danışılmalıdır.
Bir haftalık örnek hesap
Haftalık 45 saat çalışan ve denkleştirme uygulanmayan bir personelin bir haftalık kaydı aşağıdaki gibi olsun. Ara dinlenme yukarıdaki kademelere göre düşülür.
| Gün | Giriş | Çıkış | Brüt süre | Ara dinlenme | Net çalışma |
|---|---|---|---|---|---|
| Pazartesi ile cuma (her gün) | 08:55 | 18:40 | 9 sa 45 dk | 1 sa | 8 sa 45 dk |
| Cumartesi | 09:00 | 14:10 | 5 sa 10 dk | 30 dk | 4 sa 40 dk |
| Haftalık toplam | 48 sa 25 dk | ||||
Haftalık 45 saati aşan 3 saat 25 dakika fazla çalışmadır ve yıllık 270 saatlik sınırdan düşülür. Hiçbir gün 11 saati aşmadığı için günlük sınır aşılmamıştır; pazar günü çalışılmadığı için hafta tatili de verilmiştir. Kayıt elle tutulduğunda bu hesap her personel için her hafta ayrı ayrı yapılmak zorundadır.
Kaydı güvenilir kılan kurallar
- Giriş ve çıkış ayrı ayrı alınmalı. Günün ilk kaydı giriş, ikincisi çıkış sayılır; gece vardiyasında çıkış ertesi güne düşebilir.
- Kısa sürede tekrar okutma engellenmeli. Arka arkaya iki okutma, girişi ve çıkışı aynı dakikaya düşürür.
- Kişinin işyerinde olduğu doğrulanmalı. Telefonla kayıtta bu, okutma anında konum karşılaştırmasıyla yapılır; konumun sürekli izlenmesi ya da saklanması gerekmez.
- Reddedilen denemeler de kayıtlı olmalı. "Okuttum ama kabul edilmedi" itirazı ancak böyle yanıtlanabilir.
- Vardiya ile karşılaştırılmalı. Geç kalma ve erken çıkış, planlanan vardiyaya göre hesaplanır.
Kayıttan puantaja
Giriş çıkış kaydı tek başına maaş değildir. Kayıtlar dönem sonunda puantaj çizelgesine aktarılır: çalışılan gün, izin, rapor, fazla mesai ve eksik gün burada netleşir. Aktarımdan önce plansız çalışmaların ve erken çıkışların onaylanmış olması, puantajın sonradan düzeltilmesini önler.
CoreSYSTEM'de PDKS
PDKS Giriş Çıkış Takibi, İnsan Kaynakları modülüyle birlikte Business ve Enterprise paketlerinde bulunur. Personel Personel Portalı'nın Android uygulamasıyla şubenin karekodunu okutur; kart okuyucu ya da parmak izi cihazı gerekmez.
Şube karekodu
- Her şubenin kendi yoklama karekodu vardır ve afiş olarak yazdırılır
- Karekod yenilendiğinde asılı eski çıktı geçersiz olur
- Başka şubenin kodu kabul edilmez
Konum denetimi
- Şubenin konumu tanımlıysa telefonun konumu yalnız okutma anında işyeri koordinatıyla karşılaştırılır
- Enlem ve boylam saklanmaz
- Yalnız işyerinde olup olmadığı ve yaklaşık mesafe kaydedilir
Giriş ve çıkış
- Günün ilk okutması giriş, ikincisi çıkıştır
- Girişten sonraki 10 dakika içinde tekrar okutma kabul edilmez
- Vardiya başına ve sonuna 15 dakika içindeki okutma puantaja tam vardiya saatiyle yazılır, gerçek okutma saati ayrıca saklanır
Erken çıkış
- Vardiyası bitmeden çıkan personel nedenini seçer ve saatlik izin belgesinin onay kutusunu işaretler
- Bu adım olmadan çıkış yazılmaz
- Vardiyası olmayan gün yapılan çalışma gelme nedeniyle kaydedilir ve İK onayından sonra puantaja girer
Haftalık tablo
- PDKS ekranı planlanan ve çalışılan saati, haftalık 45 saate kadar normal çalışmayı ve fazla mesaiyi gösterir
- Ara dinlenme yukarıdaki kademelerle düşülür
- Fazla mesai tutarı tahmindir ve bu ekran bordroya yazmaz
Yasal uyarılar
- Kişi kartı günlük 11 saatin aşılmasını, bir haftada yedi gün çalışılmasını, haftalık fazla çalışmayı ve yıllık 270 saat sınırını izler
- Kabul edilmeyen okutmalar da nedeniyle listelenir
Okutmalar vardiya çizelgesine aktarılarak İnsan Kaynakları modülündeki puantaj ve bordroya işlenir. Ekrandaki yasal uyarılar bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki değerlendirme yerine geçmez.
Kontrol listesi
- Giriş ve çıkış ayrı ayrı kayda geçiyor.
- Kısa sürede tekrar okutma engelleniyor.
- Okutma anında işyerinde olma doğrulanıyor, konum saklanmıyor.
- Reddedilen okutmalar nedeniyle kayıtlı.
- Günlük 11 saat, haftalık 45 saat ve yıllık 270 saatlik fazla çalışma sınırı izleniyor.
- Plansız çalışmalar ve erken çıkışlar puantaja aktarımdan önce onaylanıyor.