Periyodik bakım neden ayrı takip edilmeli?
Klima, kombi, su arıtma ve endüstriyel soğutma gibi cihazlar düzenli bakım ister. Müşteri bakım tarihini çoğu zaman hatırlamaz; hatırladığında da ilk bulduğu servisi arar. Bakımı zamanında hatırlatmak, işletme için hem düzenli bir iş akışı hem de müşteriyi elde tutmanın en ucuz yoludur.
Sorun, bakım tarihinin hiçbir yerde yazılı olmamasıdır. Onarım kaydında cihazın ne zaman teslim edildiği vardır ama bir sonraki bakımın ne zaman olacağı yoktur. Bu tarih teslim anında belirlenmezse sonradan geriye dönük çıkarmak neredeyse imkânsızdır.
Bakım hatırlatmasının işletmeye getirisi
Onarım işleri dalgalıdır; bir hafta yoğun, bir hafta boş geçer. Bakım işleri ise önceden bilinir. Bakım planları düzenli tutulduğunda işletme önümüzdeki ayın iş yükünü bugünden görür, ekibi ve parça siparişini buna göre ayarlar. Ayrıca bakıma gelen müşteri, cihazında başka bir sorun fark ettiğinde ilk aklına gelen servis olur. Bu yüzden periyodik bakım, yalnız bir hizmet değil, müşteriyle ilişkinin sürmesini sağlayan bir araçtır.
Hangi cihazlar için plan açılmalı?
- Split ve salon tipi klimalar, VRF sistemleri.
- Kombiler ve ısı pompaları.
- Su arıtma cihazları ve filtre değişimi gereken ürünler.
- Ticari buzdolapları, soğuk odalar ve endüstriyel soğutucular.
- Düzenli kontrol isteyen iş makineleri ve jeneratörler.
Bakım aralığı nasıl seçilir?
Aralık cihaza ve kullanıma göre değişir. Yoğun kullanılan ticari bir soğutucuda üç ay, ev tipi bir klimada altı ay ya da bir yıl uygun olabilir. Önemli olan aralığın teslim anında, cihazı ve müşteriyi tanıyan teknisyen tarafından belirlenmesidir.
| Aralık | Uygun olduğu durum | Örnek |
|---|---|---|
| 3 ay | Yoğun kullanım, toz ve nem yüksek ortam | Market soğutucusu, restoran mutfağı |
| 6 ay | Mevsimsel kullanım, sezon öncesi bakım | Klimada yaz öncesi, kombide kış öncesi |
| 12 ay | Ev tipi, düzenli ama yoğun olmayan kullanım | Evdeki kombi, su arıtma filtresi |
Tarih teslim gününden sayılmalıdır. Aynı cihaz yeniden servise gelip teslim edildiğinde eski plan kapanmalı ve yeni tarih yeni teslimden başlamalıdır; aksi hâlde aynı cihaz için iki ayrı hatırlatma gider.
Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?
Bakım gününde gönderilen bir hatırlatma geç kalmıştır; müşterinin randevu ayarlayacak zamanı olmaz. Birkaç gün önce gönderilen tek ve açık bir mesaj genellikle yeterlidir. Mesajda bakım tarihi, cihaz ve işletmeye nasıl ulaşılacağı bulunur.
SMS ve WhatsApp ile hatırlatma göndermeden önce müşterinin ticari ileti onayı alınmış olmalıdır. Onay vermeyen müşteriye e-posta ya da telefonla ulaşmak daha doğrudur.
Bakım planlarını bir listede yönetmek
Hatırlatma göndermek işin yarısıdır. Diğer yarısı, bu ay ve önümüzdeki haftalarda hangi bakımların geldiğini, hangilerinin geciktiğini ve hangi müşterinin ertelemek istediğini bir listede görmektir. Bu liste aynı zamanda ekibin iş yükünü önceden planlamaya yarar.
CoreSYSTEM'de periyodik bakım takibi
Periyodik bakım planları İş Emirleri ve Operasyon modülünün parçasıdır ve bütün paketlerde bulunur. Plan ayrı bir ekranda açılmaz; servis teslim edilirken teslim ekranından kurulur.
Teslimde aralık
- Servis teslim edilirken bakım aralığı seçilir: yok, 3 ay, 6 ay ya da 12 ay
- Bir sonraki bakım tarihi teslim gününden hesaplanır
Tek plan
- Aynı müşterinin aynı cihazı için açık bir plan varsa kapanır ve yerine yenisi açılır
- Cihaz seri ya da IMEI numarasından, bu yoksa marka ve modelden tanınır
Periyodik Bakımlar ekranı
- Yaklaşan (60 gün), geciken, bu ay gelen, durdurulan ve kapanan planlar ayrı sekmelerde listelenir
- Plan durdurulabilir, yeniden başlatılabilir ya da yeni bir tarihe ertelenebilir
- Yeni tarih geçmiş bir gün olamaz
Hatırlatma
- Sistem her gün saat 09.30'da bakım tarihi yedi gün içinde olan planları bulur ve her plan için bir kez hatırlatma gönderir
- Mesaj SMS, WhatsApp ya da e-posta ile gider
- SMS ve WhatsApp yalnız bildirim onayı olan müşteriye gönderilir
- Kanallar işletmenin ayarlarından açılır
Randevu
- İşletmede Business paketteki Randevu Yönetimi modülü varsa bakım planının satırından randevu açılır ve plana bağlanır
Hatırlatma iş emrini kendiliğinden açmaz; müşteri döndüğünde ya da randevu verildiğinde yeni servis kaydı açılır. Böylece gelmeyen müşteri için boş kayıt birikmez.
Örnek: bir klimanın bakım yılı
Mart ayında arızalı bir klima onarılıp teslim edilir ve teknisyen altı aylık bakım aralığı seçer. Plan eylül ayının ilk haftasına düşer. Eylül başında müşteriye bakım tarihini hatırlatan tek bir mesaj gider. Müşteri arar, randevu verilir, bakım yapılır ve teslimde yeniden altı ay seçilir; bir sonraki bakım mart ayına yazılır. Müşteri bu döngüde servisi hiç aramak zorunda kalmadan aynı işletmeyle çalışmaya devam eder.
Kontrol listesi
- Bakım aralığı her teslimde soruluyor ve tarih teslim gününden hesaplanıyor.
- Aynı cihaz için tek açık plan var.
- Hatırlatma bakımdan birkaç gün önce gidiyor.
- SMS ve WhatsApp için müşteri onayı alınmış.
- Yaklaşan ve geciken bakımlar her hafta gözden geçiriliyor.
- Ertelenen bakımlar yeni tarihle listede kalıyor.