Online randevu, telefonla randevudan neden farklı?
Telefonla randevu verilen işletmede randevu almak, hattın açık ve birinin müsait olmasına bağlıdır. Mesai bittiğinde ya da hat meşgulken arayan müşteri çoğu zaman başka bir işletmeyi arar. Online randevu sistemi bu bağımlılığı kaldırır: müşteri boş günü ve saati kendisi görür, talebini bırakır, işletme uygun gördüğünde onaylar.
Ancak bir takvim sayfası koymak tek başına yetmez. Sistem gerçek kapasiteyi göstermiyorsa aynı saate iki müşteri yazılır; onay ve hatırlatma yoksa randevuların önemli kısmı boşa gider. Aşağıdaki adımlar, randevuyu işleyen bir kanala çevirmek içindir.
1. Çalışma saatlerini ve randevu aralığını belirleyin
Önce hangi saatlerde randevu kabul edileceği ve bir randevunun ne kadar sürdüğü belirlenir. Kısa işler için 15 ya da 30 dakikalık, kabul ve arıza tespiti gibi işler için 45 ya da 60 dakikalık aralık uygundur. Aralık çok kısa seçilirse takvim dolu görünür ama ekip yetişemez; çok uzun seçilirse boş zaman oluşur.
2. Kapasiteyi personele bağlayın
Bir saate kaç randevu verilebileceği, o saatte çalışan ve randevu alabilen personel sayısıdır. İzinli ya da raporlu personel kapasiteden düşülmelidir. Kapasite elle yazılan sabit bir sayı olduğunda izin günlerinde karşılanamayacak randevular verilir.
| Saat | Randevu alabilen personel | Alınan randevu | Müşterinin gördüğü |
|---|---|---|---|
| 09:00 | 3 | 3 | Dolu |
| 09:30 | 3 | 1 | Boş |
| 10:00 | 2 (biri izinli) | 2 | Dolu |
| 10:30 | 2 | 0 | Boş |
3. Formu kısa ama yeterli tutun
Müşteriden ad, telefon, e-posta, cihaz ya da hizmet bilgisi ve kısa bir açıklama almak yeterlidir. Uzun formlar yarıda bırakılır. Kişisel veri toplandığı için formun altında aydınlatma metni bulunmalı ve müşterinin onayı alınmalıdır.
4. Onay adımını atlamayın
Online gelen her talebi doğrudan kesinleşmiş saymak yerine onay bekleyen olarak almak, işletmeye personel atama ve saati düzeltme fırsatı verir. Onaylanan randevu için müşteriye bildirim gitmesi, randevunun kesinleştiğini netleştirir.
5. Hatırlatma gönderin
Randevudan bir gün önce gönderilen kısa hatırlatma, gelmeyen müşteri sayısını belirgin biçimde azaltır. Hatırlatma gece değil gündüz saatinde gitmeli ve erteleme ya da iptal yolunu göstermelidir; gelemeyecek müşterinin bunu bildirebilmesi, boş kalacak saati başka bir müşteriye açar.
6. Müşteriye değiştirme ve iptal imkânı verin
Randevusunu telefon açmadan erteleyebilen ya da iptal edebilen müşteri, gelemeyeceği randevuyu sessizce kaçırmak yerine bildirir. Ertelenen randevunun yeniden onaya düşmesi, takvimin işletmenin denetiminde kalmasını sağlar.
7. Gelmeyen müşteriyi ölçün
Randevuya gelmeyen müşteri kayda geçirilmezse sorunun büyüklüğü bilinmez. Gelmeyenlerin oranı ve randevuların ne kadarının gerçek işe dönüştüğü izlendiğinde, hatırlatmanın ya da onay sürecinin işe yarayıp yaramadığı görülür.
8. Randevu adresini görünür yerlere koyun
Randevu bağlantısı web sitesinin üst menüsünde, Google İşletme Profili'nde, Instagram ve WhatsApp işletme profilinde yer almalıdır. Müşteri randevu almak istediği anda bağlantıyı bulamıyorsa telefon etmeye döner.
Sık yapılan hatalar
- Takvimde izinli personelin saatlerini açık bırakmak.
- Gelen talebi onaylamadan kesinleşmiş saymak.
- Hatırlatma göndermemek ya da gece saatinde göndermek.
- Gelmeyen müşteriyi kaydetmemek.
- Randevu bağlantısını yalnız web sitesinin alt köşesinde tutmak.
CoreSYSTEM'de online randevu
Online Randevu Sayfası giriş istemeyen, herkese açık bir randevu ekranıdır. Randevu Yönetimi ile birlikte Business ve Enterprise paketlerinde bulunur; gelen talepler yönetim ekranında onay bekleyen olarak listelenir.
Takvim
- Ay takviminde her gün Uygun, Sınırlı ya da Dolu olarak işaretlenir
- Boş dilimlerin dörtte biri ya da daha azı kalan gün sınırlı görünür
- Seçilen günün saatleri sabah ve öğleden sonra olarak listelenir, geçmiş günler ve dolu saatler seçilemez
Mesai ve dilim
- Mesai başlangıç ve bitiş saati ile randevu dilimi (15, 30, 45 ya da 60 dakika) Sistem Ayarları'ndan belirlenir
- Mesai dışına düşen saat ne yeni randevuda ne ertelemede kabul edilir
Kapasite
- Bir dilime verilebilecek randevu sayısı, şubede randevu alabilen aktif kullanıcılardan o gün raporlu ya da izinli olanlar düşülerek hesaplanır
- Kapasitesi sıfır olan gün dolu görünür
Form
- Form ad soyad, cep telefonu, e-posta, il ve ilçe, cihaz ve en çok 1000 karakterlik açıklama alır
- Teklifler modülü açıksa müşteri servis randevusu ile teklif görüşmesi arasında seçim yapar
- Birden çok şube varsa şube seçer ve KVKK aydınlatma bilgisi onay düğmesinin yanında yer alır
Müşteri kartı
- Telefon numarası şubede kayıtlıysa randevu mevcut müşteri kartına bağlanır, değilse yeni kart açılır
- Kayıtlı müşterinin dolu bilgileri formdan gelen bilgiyle değiştirilmez
Değiştirme ve iptal
- Müşteri RD ile başlayan randevu koduyla randevusunu görür, erteler ya da iptal eder
- Ertelenen randevu yeniden onay bekleyen olur
- İşleme alınmış randevu web üzerinden değiştirilemez
Bildirimler
Gelmeyen müşteri
- Saatinden iki saat sonra hâlâ işleme alınmamış randevu gelmedi olarak işaretlenir ve müşteriye bildirim gitmez
- Randevuların yüzde kaçının işe döndüğü Randevu Yönetimi ekranında görünür
- Müşteri geldiğinde randevu Operasyona Dönüştür düğmesiyle iş emrine çevrilir
Kontrol listesi
- Çalışma saatleri ve randevu aralığı işin süresine göre belirlendi.
- Kapasite personele bağlı, izinli personel düşülüyor.
- Gelen talepler onaylanmadan kesinleşmiş sayılmıyor.
- Randevudan bir gün önce gündüz saatinde hatırlatma gidiyor.
- Müşteri randevusunu telefon açmadan erteleyip iptal edebiliyor.
- Gelmeyen müşteri ve işe dönüşme oranı izleniyor.