İş Emri Formu Nasıl Hazırlanır? Alanlar, Örnekler ve Kontrol Listesi

İş emri formu, yapılacak işi kimin, nerede, ne zaman ve hangi koşullarla yapacağını yazılı hâle getirir. Sözlü verilen işler iki yerde kaybolur: teknisyen işi yanlış anlar ya da müşteri teslimde başka bir şey konuşulduğunu söyler. Form bu iki riski de azaltır.

Pratikte tek bir form değil, iki ayrı belge vardır. Biri müşteriye verilir ve cihazın servise hangi durumda bırakıldığını belgeler. Diğeri işi yapan ekip içindir ve işin nasıl yürütüleceğini anlatır. İkisini aynı kâğıtta birleştirmeye çalışmak, ya müşterinin görmemesi gereken iç bilgileri ya da ekibin ihtiyaç duymadığı ayrıntıları forma taşır.

Müşteri belgesinin amacı kanıt olmaktır. Teslim günü çıkabilecek her tartışmanın cevabı bu belgede yazılı olmalıdır.

• İş emri kodu ve tarih: Müşterinin cihazını sorgulayacağı ve fişi hatırlayacağı numara.
• Müşteri bilgileri: Ad soyad, telefon, saha işi varsa adres.
• Cihaz bilgileri: Marka, model, seri numarası ya da IMEI.
• Şikâyet: Müşterinin kendi cümlesiyle arıza.
• Teslim alınan aksesuarlar ve cihazın durumu: Şarj aleti, kutu, çizik, kırık gibi.
• Garanti bilgisi: Cihazın üretici garantisi ve servisin kendi garantisi.
• Ücret: Biliniyorsa tutar, alınan ön ödeme ve kalan borç.
• Teslim şartları: Teslim alınmayan cihazın bekleme süresi, tespit ücreti gibi işletmenin kendi koşulları.
• İmza alanları: Teslim eden müşteri ve teslim alan yetkili.

Fişin üzerindeki bir karekod, müşterinin cihazının durumunu telefonla aramadan öğrenmesini sağlar. Fiş resmî bir belge yerine geçmiyorsa bunun da fişte yazması yanlış anlamayı önler.

Ekip formunun amacı yönlendirmedir. Teknisyen formu eline aldığında kime, nereye, ne için gideceğini sormadan bilmelidir.

• Form numarası ve düzenleme tarihi
• Bölüm ve ekip: İşi yapacak birim ve ekip başı.
• Planlanan başlangıç ve konum
• Görevli personel: Her biri için imza satırı.
• Yapılacak iş: Açık ve ölçülebilir bir tarif.
• İş güvenliği notu
• Sahada doldurulacak alanlar: Gerçek başlangıç ve bitiş saati, araç plakası, çıkış ve dönüş kilometresi.
• Onay: Düzenleyen ve ekip başı imzası.

1. Şikâyetin yerine teşhis yazmak: Kabul masasında konulan yanlış teşhis, teknisyeni yanlış yöne gönderir.
2. Aksesuarı yazmamak: Teslimde en sık tartışma çıkan konu budur.
3. Teslim şartlarını her seferinde farklı yazmak: Şartlar bir kez hazırlanmalı ve her fişte aynı çıkmalıdır.
4. Form numarasını kayıtla eşleştirmemek: Kâğıt ile sistemdeki kayıt aynı numarayı taşımazsa iz sürülemez.

Elle doldurulan kâğıt form başlangıç için yeterlidir ama iki zayıf noktası vardır: kâğıt kaybolabilir ve üzerindeki bilgi sisteme ayrıca yazılmak zorundadır. İkinci yazımda yapılan her hata, fiş ile kayıt arasında farka dönüşür. Formun doğrudan kayıttan basılması bu farkı ortadan kaldırır; müşteriye verilen kâğıt ile işletmenin elindeki kayıt aynı bilgiyi taşır. Sahada elle doldurulması gereken alanlar ise boş bırakılır ve iş bitince kayda geri işlenir.