Teklif neden kaybedilir?
Teklifler çoğu zaman fiyat yüzünden değil, belirsizlik yüzünden kaybedilir. Müşteri neyin dahil olduğunu anlamaz, teklifin ne zamana kadar geçerli olduğunu bilmez ya da teklif gönderildikten sonra kimse geri dönmez. Aşağıdaki adımlar bu üç sorunu birlikte çözer.
1. Müşteriyi ve konuyu netleştirin
Teklif kime ve ne için hazırlanıyor? Kurumsal müşteride firma unvanı ve vergi bilgisi, bireysel müşteride ad soyad ve telefon yeterlidir. Teklifin konusu tek cümleyle yazılmalıdır: "Şantiye ekibi için 5 adet telefon yenileme" gibi.
2. Kalemleri ayrı ayrı yazın
Malzeme, iş ve işçilik ayrı satırlarda olmalıdır. Tek satırlık toplu fiyat müşteriye hiçbir şey anlatmaz ve pazarlıkta işletmeyi savunmasız bırakır. Malzeme fiyatları stok kartından alınırsa her teklifte aynı ürün için farklı fiyat yazma hatası ortadan kalkar.
3. İskontoyu açık gösterin
İskonto varsa liste fiyatı ve indirim oranı birlikte görünmelidir. Müşteri ne kazandığını görür, işletme de indirimin nereye uygulandığını bilir. KDV iskonto sonrası tutar üzerinden hesaplanır.
4. Para birimini ve ödeme şeklini yazın
Döviz bazlı ürünlerde teklifin para birimi ve kuru belirtilmelidir. Peşin, taksitli ya da vadeli ödeme seçeneği teklifte yazmazsa kabulden sonra ikinci bir pazarlık başlar.
5. Geçerlilik tarihi koyun
Süresiz bir teklif, fiyatlar değiştiğinde işletmeyi zor durumda bırakır. Geçerlilik tarihi hem işletmeyi korur hem de müşteriye karar için makul bir süre verir.
6. Teklifi ulaşacağı biçimde gönderin
Teklif yazdırılabilir ve PDF olarak saklanabilir olmalıdır. E-posta ile gönderildiğinde kalemler okunaklı bir tablo hâlinde görünmeli, müşteriye kısa bir SMS ile haber verilmelidir.
7. Cevap bekleyen teklifleri takip edin
Gönderilen her teklif ya kabul ya ret ile kapanmalıdır. Cevap bekleyen teklifler listede ayrıca görünmeli, süresi geçenler işaretlenmeli ve gerektiğinde hatırlatma yapılmalıdır. Reddedilen tekliflerin nedeni yazılırsa bir sonraki teklif daha isabetli olur.
8. Kabul edilen teklifi kayıpsız işe dönüştürün
Kabulden sonra teklifteki kalemleri yeniden yazmak hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır. Kabul edilen teklif, aynı kalemler, indirimli fiyatlar ve işçilikle işe aktarılmalıdır.
Teklifte sık yapılan hatalar
- Eski fiyatla teklif vermek: Malzeme fiyatı elle yazıldığında güncel olmayan fiyat teklife girer ve kâr kabulden sonra fark edilir.
- İşçiliği unutmak: Malzeme listesi eksiksiz olsa da işçilik satırı yazılmazsa iş zararına yapılır.
- Teklifi dosyalar arasında kaybetmek: Teklifler e-posta kutularında ve masaüstü klasörlerinde dağıldığında hangi müşteriye ne fiyat verildiği bulunamaz.
- Aynı müşteriye iki farklı fiyat: Farklı kişilerin hazırladığı tekliflerde aynı ürün farklı fiyatla çıkar ve güven sarsılır.
CoreSYSTEM'de teklif hazırlama
Teklifler modülü Professional ve üzeri paketlerde bulunur.
Durumlar
- Taslak, cevap bekleniyor, kabul, ret ve operasyona aktarıldı
- Kabul ve ret personel tarafından işaretlenir
- Ret nedeni yazılabilir
Kalemler
- Stok ürünleri fiyat ve KDV oranıyla birlikte, iş ve işçilik satırları
- Teklifin tamamına tek bir iskonto oranı uygulanır, KDV iskonto sonrası hesaplanır
Para birimi ve ödeme
- TL, dolar ya da euro ve kur
- Peşin, taksitli ya da vadeli ödeme şekli
Geçerlilik
- Geçerlilik tarihi geçen gönderilmiş teklif süresi dolmuş olarak işaretlenir
Çıktı
- Teklif belgesi müşteri bilgisi, konu, ödeme koşulları, kalem tablosu, KDV ve imza alanlarıyla basılır
Gönderim
- Teklif e-posta ile tablo hâlinde gider, müşteriye SMS ile haber verilebilir
- Hatırlatma düğmesiyle yeniden gönderilir
- Yazdırma ve PDF tarayıcıdan yapılır
İşe aktarma
- Kabul edilen teklif, stok kalemleri, indirimli fiyatlar ve işçilikle dolu yeni bir iş emri formu açar
- İş kaydedilince teklif operasyona aktarıldı olur
Projeden teklif
- Projeler modülünde hesaplanan bir projeden teklif üretilebilir
Teklif görüşmeleri
- Teklif görüşmesi olarak alınan randevular ayrı bir listede izlenir ve teklif bu randevuya bağlanabilir
Teklif kontrol listesi
- Müşteri ve teklif konusu açık.
- Malzeme, iş ve işçilik ayrı satırlarda.
- Malzeme fiyatları stok kartından geliyor.
- İskonto ve KDV açık gösteriliyor.
- Para birimi ve ödeme şekli yazılı.
- Geçerlilik tarihi var.
- Cevap bekleyen teklifler haftalık gözden geçiriliyor.
- Reddedilen tekliflerin nedeni kaydediliyor.
- Kabul edilen teklif kalemleriyle işe aktarılıyor.